Instandhaltungspläne, Budget und Baugenehmigungsverfahren
So planst du den Betrieb über Jahre, nicht nur über Tage
Einleitung
Die Ausbildung weist direkt darauf hin, dass du Instandhaltungspläne, -programme und -berichte erstellen, Budgets aufstellen und Bauvorhaben bearbeiten sowie administrative und leitende Aufgaben im Gebäudebetrieb übernehmen können musst, einschließlich der Beauftragung von Handwerkern und der Durchführung von Einkäufen. Das ist der Schritt vom täglichen Betrieb zu dem Betrieb, der Jahr für Jahr geplant wird.
Von der Tagesaufgabe zum Instandhaltungsplan
Ein Instandhaltungsplan fasst die Aufgaben zusammen, die heute nicht eilen, die aber mit Sicherheit innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt werden müssen: Dacherneuerung, Malerarbeiten, Austausch technischer Anlagen, Sanierung der Außenanlagen. Indem man diese Aufgaben über mehrere Jahre plant, lassen sich die Ausgaben gleichmäßig verteilen, und man vermeidet, dass mehrere große Aufgaben im selben Haushaltsjahr zusammenfallen. Der Plan baut auf dem auf, was du selbst im täglichen Betrieb beobachtest — deshalb ist eine gute Dokumentation von Zustand und Historie die Voraussetzung für einen brauchbaren Plan.
Budgetierung in der Praxis
Bei der Budgetierung geht es darum, die Aufgaben des Instandhaltungsplans in Kronen zu übersetzen und über die Jahre zu verteilen, damit eine Wohnungsgenossenschaft oder ein Unternehmen die eigene Wirtschaft planen kann. Das erfordert einen Überblick darüber, was die Aufgaben typischerweise kosten, wann sie auszuführen sind und welche sich ohne Risiko verschieben lassen. Eine realistische Budgetierung beruht auf Erfahrungswerten und Angeboten, nicht auf Vermutungen — und sie muss aktualisiert werden, wenn sich Preise oder Bedarf ändern.
Baugenehmigungsverfahren und Anforderung
Manche Aufgaben erfordern Kontakt zur Kommune — zum Beispiel Baugenehmigungen bei größeren Umbauten oder bei Änderungen an Fassaden und Außenanlagen. Hier ist es deine Aufgabe zu wissen, wann eine Aufgabe melde- oder genehmigungspflichtig ist, und dafür zu sorgen, dass das nötige Baugenehmigungsverfahren erledigt ist, bevor die Arbeit begonnen wird. Wenn die Arbeit von Externen ausgeführt werden soll, beauftragst du Handwerker und holst Angebote ein, damit die Aufgabe von der richtigen Fachgruppe zum richtigen Preis gelöst wird.
| Aufgabe | Typische Handhabung |
|---|---|
| Dacherneuerung in 3 Jahren | Wird in den Instandhaltungsplan aufgenommen, über die Zeit budgetiert |
| Akuter Wasserschaden | Außerhalb des Plans — wird sofort bearbeitet, Fachkraft anfordern |
| Fassadenänderung | Erfordert vor Beginn eine Baugenehmigung bei der Kommune |
| Anschaffung neuer Betriebsausrüstung | Angebote einholen, Preis und Qualität beurteilen |
Warum dies deine Verantwortung erhöht
Wenn du an Instandhaltungsplänen und Budgets mitwirkst, gehst du davon, Aufgaben auszuführen, dazu über, mitzuentscheiden, welche Aufgaben überhaupt ausgeführt werden sollen und wann. Das ist ein natürlicher Schritt für den erfahrenen Gebäudetechniker, und oft ist es der Weg zu Stellen als Betriebsleiter oder Hauswart.
“Guten Betrieb erkennt man an der Rechnung, die nie kam — weil die Aufgabe rechtzeitig geplant wurde.”
— Fachliche Betrachtung zum geplanten Gebäudebetrieb