§ 20

Angemeldet, Anwesenheit und Umschläge

Wie viele Umschläge sollen wir zu 400 Anmeldungen bestellen?

Antwort: Bei kostenlosen Veranstaltungen, Konferenzen und offenen Häusern kommen nicht alle, die sich angemeldet haben. Bestellst du Essen für alle Angemeldeten, bezahlst du für leere Plätze. Bestellst du zu wenig, fehlt das Essen. Der Rechner nutzt deine eigene Anwesenheitsquote von früheren Veranstaltungen und einen kleinen Sicherheitsabstand und zeigt, wie viele Gedecke bestellt werden sollten, und was das im Vergleich zum Bestellen für alle spart.

Formel

Forventet fremmøde = tilmeldte × fremmødeprocent

Kuverter = forventet fremmøde × (1 + sikkerhedsmargin), rundet op, højst lig antal tilmeldte

Besparelse = (tilmeldte − kuverter) × kuvertpris

Symbole und Einheiten in der Formel
Symbol	Bedeutung	Einheit
tilmeldte	Angemeldet	personer
fremmoede_pct	Erwartete Anwesenheit (aus früheren Veranstaltungen)	%
margin_pct	Sicherheitsmarge über dem Anwesenheit	%
kuvertpris	Preis pro Umschlag	kr
=	Umschläge zu bestellen	kuverter
=	Erwartete Anwesenheit	personer
=	Ersparnis gegenüber Bestellung für alle Teilnehmer	kr
=	Kosten für Umschläge	kr

Gültigkeit und Quelle

Quelle: Veranstaltungsplanung: Anwesenheitsquote aus deinen eigenen früheren Veranstaltungen

Gilt nicht, wenn

Die Anwesenheit hängt davon ab, ob die Veranstaltung kostenlos ist, das Wetter, der Wochentag und wie lange die Anmeldung zurückliegt. Verwende eure eigenen Zahlen und sende zwei Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung, damit die Anwesenheit sicherer wird. Frag das Catering-Unternehmen, wie spät die Anzahl korrigiert werden kann und ob es ein Minimum gibt.

Rechenbeispiel

Die eigenen Standardwerte des Rechners sind eingesetzt. Die Zahlen sind mit genau der Formel berechnet, die das Werkzeug verwendet.

Sat ind

Angemeldet400 personer
Erwartete Anwesenheit (aus früheren Veranstaltungen)75 %
Sicherheitsmarge über dem Anwesenheit5 %
Preis pro Umschlag450 kr

Geber

Umschläge zu bestellen315 kuverter
Erwartete Anwesenheit300 personer
Ersparnis gegenüber Bestellung für alle Teilnehmer38.250 kr
Kosten für Umschläge141.750 kr

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Der Rechner selbst ist gesperrt

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Sådan bruger du den

Ved gratis arrangementer kommer ikke alle tilmeldte. Bestiller du mad til alle, betaler du for tomme stole. Beregneren bruger jeres egen fremmødeprocent og en sikkerhedsmargin og viser, hvor mange kuverter der skal bestilles.

Schritt für Schritt

Find antallet af tilmeldte.
Find fremmødeprocenten fra tidligere arrangementer af samme type.
Vælg en sikkerhedsmargin, fx 5 %.
Kuverter = tilmeldte × fremmøde × (1 + margin), rundet op.
Aftal med cateringen, hvornår antallet senest kan rettes.

Typische Fehler

At bruge en fremmødeprocent fra et betalt arrangement til et gratis.
At glemme talere, personale og fotograf i antallet.
At glemme vegetar og allergi, når antallet rettes.

Beispiele aus dem Alltag

Gratis konference for medlemmer

400 har tilmeldt sig en gratis medlemskonference. Sidste år kom 75 %. Frokosten koster 450 kr pr. kuvert.

Angemeldet: 400 Personen
Erwartete Anwesenheit (aus früheren Veranstaltungen): 75 %
Sicherheitsmarge über dem Anwesenheit: 5 %
Preis pro Umschlag: 450 kr

Es bedeutet: Bestil 315 kuverter. Det forventede fremmøde er 300 Personen, og I sparer 38.250 kr i forhold til at bestille til alle.

Betalt kursus med højt fremmøde

60 har betalt for et kursus. Fremmødet plejer at være 95 %, og frokosten koster 285 kr.

Angemeldet: 60 Personen
Erwartete Anwesenheit (aus früheren Veranstaltungen): 95 %
Sicherheitsmarge über dem Anwesenheit: 5 %
Preis pro Umschlag: 285 kr

Es bedeutet: Her skal der bestilles 60 kuverter, altså til alle tilmeldte, og besparelsen er 0 kr. Ved betalte arrangementer er der ikke meget at hente.

Faustregel

Til gratis arrangementer kommer der ofte kun tre ud af fire tilmeldte. Mål jeres egne tal.

So überprüfst du die Antwort

Kuverterne må aldrig blive flere end antallet af tilmeldte.