Archivierung nach dem Archivgesetz (arkivloven) in der öffentlichen Verwaltung
Aufbewahrung, Kassation und Aktenführung
Einleitung
Arbeitest du in einer Kommune, Region oder staatlichen Behörde, gilt ein besonderes Gesetz dafür, wie Vorgänge und Dokumente über die Zeit gehandhabt werden müssen: das Archivgesetz. Das Gesetz gilt nur für die öffentliche Verwaltung, und es setzt ganz konkrete Grenzen dafür, was ein Mitarbeiter mit alten Vorgängen tun darf — Grenzen, die strenger sind, als viele sich vorstellen.
Du darfst nicht einfach löschen
Die wichtigste Regel, die man kennen muss, ist, dass öffentliche Behörden ihre Archivalien nicht ohne Genehmigung des Rigsarkivet (dänisches Reichsarchiv) kassieren — also vernichten — dürfen. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um einen physischen Ordner oder einen digitalen Vorgang handelt. Ein Mitarbeiter kann nicht eigenmächtig entscheiden, dass ein alter Vorgang zu viel Platz einnimmt und deshalb gelöscht werden kann. Die Behörde muss beurteilen, ob das Material noch rechtlich oder administrativ gebraucht wird, und selbst diese Beurteilung muss innerhalb der vom Rigsarkivet genehmigten Kassationsbestimmungen erfolgen.
Journalisierung ist etwas anderes als Archivierung
Es lohnt sich, den Unterschied zwischen zwei Begriffen zu kennen, die oft verwechselt werden. Bei der Vorgangserfassung geht es darum, Vorgänge zu registrieren und zu ordnen, solange sie aktiv sind — sie ist handlungsorientiert und schafft Überblick in der laufenden Sachbearbeitung. Bei der Archivierung geht es dagegen darum, das Material für die Nachwelt zu bewahren, damit der tatsächliche Ablauf in der Verwaltung auch viele Jahre später dokumentiert werden kann. Ein Vorgang, der von Anfang an korrekt erfasst ist, lässt sich am Ende weit leichter korrekt archivieren.
| Begriff | Zweck | Wann |
|---|---|---|
| Journalisierung | Überblick in der laufenden Sachbearbeitung | Solange der Vorgang läuft |
| Archivierung | Dokumentation der Geschichte der Verwaltung | Wenn der Fall abgeschlossen ist |
| Aussonderung | Vernichtung von Material ohne weiteren Wert | Nur mit Genehmigung von Rigsarkivet (dänisches Reichsarchiv) |
Die Rolle des Reichsarchivs
Das dänische Reichsarchiv (Rigsarkivet) legt die detaillierten Regeln für Aufbewahrung und Kassation fest und überwacht, dass die Behörden sie einhalten. Beurteilt eine Behörde, dass Material vernichtet werden kann, muss das auf sichere Weise geschehen — zum Beispiel ordnungsgemäß geschreddert, wenn es personenbezogene Daten enthält — und immer innerhalb des Rahmens, den eine genehmigte Kassationsbestimmung setzt.
- 01Das Archivgesetz gilt nur für die öffentliche Verwaltung
- 02Die Kassation erfordert die Genehmigung des Rigsarkivet (dänisches Reichsarchiv)
- 03Journalisierung ≠ Archivierung — sie dienen unterschiedlichen Zwecken
- 04Die Vernichtung personenbezogener Daten muss sicher und ordnungsgemäß erfolgen
Als Büro-Auszubildender in der öffentlichen Verwaltung ist die wichtigste Lehre, dass Systematik nicht nur bedeutet, einen Vorgang heute wiederfinden zu können — es geht darum, dass die Geschichte der Verwaltung noch viele Jahre später dokumentiert und überprüft werden kann.
“Das öffentliche Archiv ist das Gedächtnis der Gesellschaft — und dieses Gedächtnis entsteht aus der Aktenführung, die du jeden einzelnen Tag machst.”