Das Buchführungsgesetz und die digitale Buchführungspflicht

Wählst du in der Büroausbildung das Spezialgebiet Finanzen oder Revision, kommst du einer der wichtigsten Gesetzesänderungen des Bereichs in neuerer Zeit nahe: dem neuen dänischen Buchführungsgesetz, das am 1. Juli 2022 in Kraft trat. Das Gesetz führt Anforderungen an die digitale Buchführung und die digitale Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen ein — und die Regeln werden schrittweise bis 2026 eingeführt.

Die Pflicht zur digitalen Buchführung gilt nicht für alle Unternehmen ab demselben Datum. Ab dem 1. Juli 2024 waren Unternehmen erfasst, wenn sie ein registriertes digitales Buchführungssystem nutzen und einen Jahresabschluss vorlegen müssen. Ab dem 1. Januar 2025 kamen rechnungslegungspflichtige Unternehmen hinzu, die nicht bereits ein registriertes System nutzen. Und ab dem 1. Januar 2026 gilt die Pflicht auch für Unternehmen ohne Jahresabschlusspflicht — zum Beispiel Einzelunternehmen und Vereine — wenn der Nettoumsatz zwei Jahre in Folge 300.000 Kronen übersteigt.

Ein digitales Buchführungssystem muss eine Reihe gesetzlicher Anforderungen erfüllen — unter anderem an die Erfassung von Transaktionen, die Aufbewahrung von Belegen, die IT-Sicherheit und die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Standardsysteme, die viele Unternehmen nutzen, müssen bei der Erhvervsstyrelsen (dänische Wirtschaftsbehörde) registriert und zugelassen werden, die kontrolliert, ob die Systeme das Gesetz einhalten. Als Bürokaufmann-Azubi in der Fachrichtung Finanzen bedeutet das, dass du dich daran gewöhnen musst, konsequent digital zu arbeiten: Papierbelege werden gescannt und erfasst, statt sich in einem Ordner anzusammeln.

Buchhaltungsunterlagen müssen fünf Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres, das die Unterlagen betreffen, sicher aufbewahrt werden. Das gilt für Belege, Buchungen und die Verfahren, die das Unternehmen zum Buchen nutzt. Die Frist hängt damit zusammen, dass etwaige Streitigkeiten, Steuerverfahren oder Untersuchungen in der Regel innerhalb dieses Zeitraums eingeleitet werden. Für dich als Büro-Auszubildenden ist das eine Erinnerung daran, dass jeder Beleg wiederauffindbar sein muss — auch mehrere Jahre nachdem er gebucht wurde.

• 01Das Buchführungsgesetz trat am 1. Juli 2022 in Kraft
• 02Die digitale Buchführung wird in drei Stufen bis zum 1. Januar 2026 eingeführt
• 03Digitale Buchführungssysteme müssen von Erhvervsstyrelsen (der dänischen Wirtschaftsbehörde) zugelassen werden
• 04Buchhaltungsunterlagen müssen fünf Jahre digital aufbewahrt werden
• 05Ordnungsgemäße Buchführung verlangt einen Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung

Auch wenn die Geschäftsleitung des Unternehmens die rechtliche Verantwortung für die Buchführung trägt, ist es oft die Verwaltungskraft, die in der Praxis dafür sorgt, dass Belege korrekt und rechtzeitig erfasst werden. Lerne die Logik deines Buchhaltungssystems kennen, frage nach, wenn etwas unklar ist, und beachte, dass die Regeln noch in der Einführungsphase sind — es ist eine gute Gewohnheit, sich auf dem Laufenden zu halten, wenn neue Fristen näher rücken.

“Bei der digitalen Buchführung geht es nicht nur um Technologie — es geht darum, jede einzelne Krone dokumentieren zu können, Jahr für Jahr.”