Systeme und Programme im Büro
Office-Paket, Fallbearbeitungssysteme und digitale Post
Einleitung
Büroarbeit ist digital, und es wird von dir erwartet, dass du deine Werkzeuge gut beherrschst. Je besser du sie beherrschst, desto schneller und fehlerfreier arbeitest du — und desto mehr Kraft hast du für die Menschen um dich herum.
Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
Textverarbeitung nutzt du für Briefe, Protokolle und Berichte — lerne, Vorlagen und Formatvorlagen zu verwenden, damit deine Dokumente professionell aussehen und einheitlich sind. Tabellenkalkulation nutzt du, um Zahlen im Blick zu behalten, Listen zu erstellen und einfache Berechnungen zu machen. Eine Formel und eine einfache Übersicht zu beherrschen, erspart dir unglaublich viel Handarbeit.
E-Mail und Kalender
E-Mail und Kalender sind dein Nervensystem. Lerne, deinen Posteingang so zu organisieren, dass dir keine wichtigen Nachrichten verloren gehen, und nutze den Kalender aktiv, um Fristen und Termine im Blick zu behalten. Ein gut organisiertes System macht dich verlässlich.
Vorgangssysteme
Die meisten Arbeitsplätze haben ein Vorgangsbearbeitungssystem, in dem Vorgänge angelegt, dokumentiert und abgeschlossen werden. Im öffentlichen Dienst arbeitest du z. B. in Vorgangs- und Dokumentenmanagementsystemen; in der Privatwirtschaft vielleicht in einem Finanz- oder ERP-System. Lerne die Logik des Systems: wo legt man einen Vorgang an, wie journalisiert man, und wie findet man einen alten Vorgang wieder?
- 01Vorgänge korrekt anlegen und dokumentieren
- 02Dokumente anhängen und logisch benennen
- 03Fristen setzen und nachverfolgen
- 04Frühere Vorgänge schnell finden
Digitale Post und Archivierung
Viel Kommunikation läuft als digitale Post, und die Archivierung erfolgt digital. Du musst die Regeln dafür kennen, was wie lange aufbewahrt werden muss und wie es benannt sein soll, damit es wiedergefunden werden kann. Gute Archivierung heißt nicht, alles aufzubewahren — sie heißt, das Richtige auf die richtige Weise aufzubewahren.