§ 20

Tilmeldte, fremmøde og kuverter

Hvor mange kuverter skal vi bestille til 400 tilmeldte?

Svar: Ved gratis arrangementer, konferencer og åbent hus kommer ikke alle, der har tilmeldt sig. Bestiller du mad til alle tilmeldte, betaler du for tomme pladser. Bestiller du for lidt, mangler der mad. Beregneren bruger jeres egen fremmødeprocent fra tidligere arrangementer og en lille sikkerhedsmargin og viser, hvor mange kuverter der skal bestilles, og hvad det sparer i forhold til at bestille til alle.

Formel

Forventet fremmøde = tilmeldte × fremmødeprocent

Kuverter = forventet fremmøde × (1 + sikkerhedsmargin), rundet op, højst lig antal tilmeldte

Besparelse = (tilmeldte − kuverter) × kuvertpris

Symboler og enheder i formlen
Symbol	Betydning	Enhed
tilmeldte	Tilmeldte	personer
fremmoede_pct	Forventet fremmøde (fra tidligere arrangementer)	%
margin_pct	Sikkerhedsmargin oven i fremmødet	%
kuvertpris	Pris pr. kuvert	kr
=	Kuverter at bestille	kuverter
=	Forventet fremmøde	personer
=	Besparelse mod at bestille til alle tilmeldte	kr
=	Udgift til kuverter	kr

Gyldighed og kilde

Kilde: Eventplanlægning: fremmødeprocent fra jeres egne tidligere arrangementer

Gælder ikke når

Fremmødet afhænger af, om arrangementet er gratis, vejret, ugedagen og hvor længe før folk har tilmeldt sig. Brug jeres egne tal, og send en påmindelse et par dage før, så fremmødet bliver mere sikkert. Spørg cateringfirmaet, hvor sent antallet kan rettes, og om der er et minimum.

Regneeksempel

Beregnerens egne standardværdier sat ind. Tallene er regnet med præcis den formel værktøjet bruger.

Sat ind

Tilmeldte400 personer
Forventet fremmøde (fra tidligere arrangementer)75 %
Sikkerhedsmargin oven i fremmødet5 %
Pris pr. kuvert450 kr

Giver

Kuverter at bestille315 kuverter
Forventet fremmøde300 personer
Besparelse mod at bestille til alle tilmeldte38.250 kr
Udgift til kuverter141.750 kr

Kun for medlemmer

Selve beregneren er låst

Opret en gratis bruger for at låse op for alle artikler, beregnere, skabeloner og sortiment — og få adgang til quizzer og klasser. Det tager under et minut: navn, email og en adgangskode. Intet betalingskort.

Opret gratis bruger →Log ind

Vil du prøve noget først? Se hvad du kan bruge uden konto — junior-zonen, leksikonet, videoerne og mere.

Sådan bruger du den

Ved gratis arrangementer kommer ikke alle tilmeldte. Bestiller du mad til alle, betaler du for tomme stole. Beregneren bruger jeres egen fremmødeprocent og en sikkerhedsmargin og viser, hvor mange kuverter der skal bestilles.

Trin for trin

Find antallet af tilmeldte.
Find fremmødeprocenten fra tidligere arrangementer af samme type.
Vælg en sikkerhedsmargin, fx 5 %.
Kuverter = tilmeldte × fremmøde × (1 + margin), rundet op.
Aftal med cateringen, hvornår antallet senest kan rettes.

Typiske fejl

At bruge en fremmødeprocent fra et betalt arrangement til et gratis.
At glemme talere, personale og fotograf i antallet.
At glemme vegetar og allergi, når antallet rettes.

Eksempler fra hverdagen

Gratis konference for medlemmer

400 har tilmeldt sig en gratis medlemskonference. Sidste år kom 75 %. Frokosten koster 450 kr pr. kuvert.

Tilmeldte: 400 personer
Forventet fremmøde (fra tidligere arrangementer): 75 %
Sikkerhedsmargin oven i fremmødet: 5 %
Pris pr. kuvert: 450 kr

Det betyder: Bestil 315 kuverter. Det forventede fremmøde er 300 personer, og I sparer 38.250 kr i forhold til at bestille til alle.

Betalt kursus med højt fremmøde

60 har betalt for et kursus. Fremmødet plejer at være 95 %, og frokosten koster 285 kr.

Tilmeldte: 60 personer
Forventet fremmøde (fra tidligere arrangementer): 95 %
Sikkerhedsmargin oven i fremmødet: 5 %
Pris pr. kuvert: 285 kr

Det betyder: Her skal der bestilles 60 kuverter, altså til alle tilmeldte, og besparelsen er 0 kr. Ved betalte arrangementer er der ikke meget at hente.

Tommelfingerregel

Til gratis arrangementer kommer der ofte kun tre ud af fire tilmeldte. Mål jeres egne tal.

Sådan tjekker du svaret

Kuverterne må aldrig blive flere end antallet af tilmeldte.