§ 18

Tilbudspris pr. deltager

Hvad skal vi tage pr. deltager, når vi skal tjene 25 % på arrangementet?

Svar: Når et eventbureau giver tilbud på en firmafest, en konference eller et kursusdøgn, regnes prisen ofte pr. deltager. De faste omkostninger (lokale, teknik, planlægningstimer, underholdning) fordeles på det aftalte antal deltagere, og de variable omkostninger (mad, drikke, materialer) lægges til. Til sidst lægges bureauets dækningsgrad på. Beregneren viser prisen pr. deltager ekskl. og inkl. moms og hvad prisen bliver, hvis der kommer færre end aftalt.

Formel

Kostpris pr. deltager = faste omkostninger ÷ deltagere + variable omkostninger pr. deltager

Pris pr. deltager = kostpris ÷ (1 − dækningsgrad). DG 25 % betyder at dele med 0,75

Samlet tilbud = pris pr. deltager × deltagere. Inkl. moms = × 1,25

Kommer der færre, stiger kostprisen pr. deltager, fordi de faste omkostninger deles på færre

Symboler og enheder i formlen
Symbol	Betydning	Enhed
deltagere	Aftalt antal deltagere	personer
faste	Faste omkostninger (lokale, teknik, timer, underholdning)	kr
variable	Variable omkostninger pr. deltager (mad, drikke, materialer)	kr
dg_pct	Ønsket dækningsgrad	%
faerre_pct	Fremmøde hvis færre kommer (til at teste minimum)	%
=	Pris pr. deltager ekskl. moms	kr
=	Pris pr. deltager inkl. 25 % moms	kr
=	Samlet tilbud ekskl. moms	kr
=	Dækningsbidrag til bureauet	kr
=	Kostpris pr. deltager hvis færre kommer	kr

Gyldighed og kilde

Kilde: Kalkulation af eventtilbud (kompetencemål: udarbejde tilbud på events)

Gælder ikke når

Skriv et minimumsantal deltagere i tilbuddet, eller fakturér de faste omkostninger for sig, så bureauet ikke bærer risikoen ved afbud. Repræsentation og andre poster med begrænset momsfradrag hos kunden ændrer ikke din pris, men kunden spørger ofte.

Regneeksempel

Beregnerens egne standardværdier sat ind. Tallene er regnet med præcis den formel værktøjet bruger.

Sat ind

Aftalt antal deltagere80 personer
Faste omkostninger (lokale, teknik, timer, underholdning)38.000 kr
Variable omkostninger pr. deltager (mad, drikke, materialer)650 kr
Ønsket dækningsgrad25 %
Fremmøde hvis færre kommer (til at teste minimum)80 %

Giver

Pris pr. deltager ekskl. moms1.500 kr
Pris pr. deltager inkl. 25 % moms1.875 kr
Samlet tilbud ekskl. moms120.000 kr
Dækningsbidrag til bureauet30.000 kr
Kostpris pr. deltager hvis færre kommer1.244 kr

Kun for medlemmer

Selve beregneren er låst

Opret en gratis bruger for at låse op for alle artikler, beregnere, skabeloner og sortiment — og få adgang til quizzer og klasser. Det tager under et minut: navn, email og en adgangskode. Intet betalingskort.

Opret gratis bruger →Log ind

Vil du prøve noget først? Se hvad du kan bruge uden konto — junior-zonen, leksikonet, videoerne og mere.

Sådan bruger du den

Når en virksomhed beder om et tilbud på en firmafest eller et kursusdøgn, regner du prisen pr. deltager. De faste omkostninger deles på deltagerne, og de variable lægges til. Beregneren lægger bureauets dækningsgrad på og viser, hvad der sker, hvis der kommer færre end aftalt.

Trin for trin

Læg de faste omkostninger sammen: lokale, teknik, underholdning, dine planlægningstimer.
Find de variable omkostninger pr. deltager: mad, drikke, materialer, transport.
Kostpris pr. deltager = faste ÷ deltagere + variable.
Pris = kostpris ÷ (1 − dækningsgrad). Læg 25 % moms til, hvis kunden skal se prisen med moms.
Test et lavere fremmøde, og skriv et minimum i tilbuddet.

Typiske fejl

At glemme dine egne timer i de faste omkostninger.
At gange kostprisen med 1,25 for 25 % dækningsgrad. Det giver kun 20 %.
At give pris uden et minimum, så bureauet bærer risikoen ved afbud.

Eksempler fra hverdagen

Sommerfest for 80 medarbejdere

Lokale, DJ og din tid koster 38.000 kr. Mad og drikke koster 650 kr pr. person. Bureauet skal have 25 % i dækningsgrad.

Aftalt antal deltagere: 80 personer
Faste omkostninger (lokale, teknik, timer, underholdning): 38.000 kr
Variable omkostninger pr. deltager (mad, drikke, materialer): 650 kr
Ønsket dækningsgrad: 25 %
Fremmøde hvis færre kommer (til at teste minimum): 80 %

Det betyder: Prisen pr. deltager er 1.500 kr, eller 1.875 kr med moms. Hele tilbuddet er 120.000 kr og giver 30.000 kr. Kommer kun 80 %, stiger kostprisen til 1.244 kr.

Kursusdøgn for 24 ledere

Et kursusdøgn har faste omkostninger på 22.000 kr til oplægsholder og lokale. Overnatning og forplejning koster 1.850 kr pr. deltager, og dækningsgraden er 20 %.

Aftalt antal deltagere: 24 personer
Faste omkostninger (lokale, teknik, timer, underholdning): 22.000 kr
Variable omkostninger pr. deltager (mad, drikke, materialer): 1.850 kr
Ønsket dækningsgrad: 20 %
Fremmøde hvis færre kommer (til at teste minimum): 75 %

Det betyder: Prisen pr. deltager er 3.458 kr. Hvis kun 18 kommer, er kostprisen 3.072 kr, og så tjener bureauet kun lidt.

Tommelfingerregel

25 % dækningsgrad betyder at dele kostprisen med 0,75, altså lægge en tredjedel til.

Sådan tjekker du svaret

Samlet tilbud minus faste og variable omkostninger skal give dækningsbidraget.