In einem Projekt mitwirken: Rollen und dein Platz als Teilnehmer

Ein Projekt unterscheidet sich von der täglichen, routinemäßigen Arbeit dadurch, dass es einen Anfang, ein Ende und ein konkretes Ziel hat. Das kann die Einführung eines neuen Systems sein, ein Umbau, eine Qualitätsverbesserung oder ein Entwicklungsvorhaben. Wo sich die tägliche Arbeit oft wiederholt, ist ein Projekt eine vorübergehende Organisation rund um eine bestimmte Aufgabe — und das stellt andere Anforderungen an die Zusammenarbeit, als du es vielleicht gewohnt bist.

Für manche kann sich der Wechsel von der gewohnten täglichen Arbeit zur Projektarbeit anfangs ungewohnt anfühlen — es gibt nicht immer eine feste Routine, auf die man sich stützen kann, und man muss oft mit Kollegen aus anderen Abteilungen oder Fachbereichen zusammenarbeiten, die man vorher nicht so gut kennt. Das ist völlig normal, und es wird leichter, wenn man die grundlegenden Rollen und Spielregeln kennt, denen die Projektarbeit typischerweise folgt.

Die meisten Projekte haben einige wiedererkennbare Rollen, ob das Projekt groß oder klein ist. Die Projektleitung hat den Gesamtüberblick und die Verantwortung dafür, dass das Projekt Richtung, Zeit und Ressourcen einhält. Die Projektbeteiligten bringen ihre Fachlichkeit in konkrete Aufgaben oder Lieferungen ein. Oft gibt es außerdem einen Lenkungsausschuss oder einen Projekteigner, der die größeren Entscheidungen trifft und priorisiert, wenn etwas hinter etwas anderem zurückstehen muss.

Ein Meilenstein ist ein deutlicher Orientierungspunkt im Projekt — ein Punkt, an dem etwas Konkretes fertig oder entschieden sein muss, bevor man weitergehen kann. Meilensteine machen ein langes Projekt überschaubar, weil man nicht nur ein großes Ziel weit in der Zukunft hat, sondern mehrere kleinere Zwischenziele unterwegs, die man feiern kann und aus denen man lernen kann.

Deine Rolle als Teilnehmer, nicht als Leiter

Du brauchst nicht den Gesamtüberblick, um gut zu einem Projekt beizutragen. Deine wichtigste Aufgabe als Teilnehmer ist es, deinen Teil in vereinbarter Zeit und Qualität zu liefern, rechtzeitig klar Bescheid zu sagen, wenn dich etwas daran hindert, und das Fachwissen zu teilen, über das du verfügst und das der Projektleiter nicht unbedingt hat.

• 01Kenne deinen Teil der Aufgabe und die Fristen, an die er gebunden ist
• 02Sag rechtzeitig Bescheid, wenn dich etwas aufhält — nicht erst, wenn die Frist verstrichen ist
• 03Teile dein Fachwissen, auch wenn es den ursprünglichen Plan infrage stellt
• 04Verfolge, was andere Teile des Projekts liefern, damit dein Teil zum Ganzen passt

Für viele ist die Projektarbeit etwas, das obendrauf auf die normale Arbeit kommt. Das setzt voraus, dass sowohl du selbst als auch deine Führungskraft klar benennen, wie viel Zeit tatsächlich für das Projekt vorgesehen ist — sonst wird am Ende beides nur halb erledigt. Ein offenes Gespräch über Prioritäten, gern früh im Projekt, verhindert, dass du mitten im Verlauf mit einer unmöglichen Rechnung dastehst.

Ein gutes Projekt endet nicht einfach damit, dass die Aufgabe gelöst ist — es lohnt sich auch, aufzugreifen, was gut lief und was den Ablauf beim nächsten Mal leichter gemacht hätte. Eine kurze, gemeinsame Auswertung, in der die Beteiligten ihre Meinung sagen, ohne Sündenböcke suchen zu müssen, sorgt dafür, dass die Erfahrung aus einem Projekt dem nächsten tatsächlich zugutekommt, statt dass sich dieselben Schwierigkeiten jedes Mal wiederholen.

Ein guter Projektteilnehmer zu sein, hat weniger damit zu tun, alle Werkzeuge des Projektmanagements zu kennen, als damit, zuverlässig und klar zu sein und sein Wissen zu teilen — damit das Projekt gelingt, ohne dass dein Wohlbefinden oder deine tägliche Arbeit darunter leiden.