Effiziente Besprechungen: Zeit, die sich lohnt
So haltet ihr Besprechungen, die zu Entscheidungen und Handlungen führen
Einleitung
Eine Besprechung ist ein Werkzeug, kein Ziel an sich. Die gute Besprechung versammelt die richtigen Menschen um etwas, das tatsächlich besprochen oder entschieden werden muss, und endet damit, dass alle wissen, was nun geschehen soll. Die schlechte Besprechung hat keine Richtung, zieht sich hin und lässt die Teilnehmenden ohne Klarheit zurück.
Muss es überhaupt eine Besprechung sein?
Die erste Frage lautet, ob ein Treffen überhaupt nötig ist. Wenn sich die Sache mit einer kurzen Nachricht erledigen lässt, dann mach das. Ein Treffen ist vor allem dann nützlich, wenn etwas erörtert, gegeneinander abgewogen oder gemeinsam beschlossen werden soll — also wenn der Dialog selbst der Punkt ist.
Eine Tagesordnung gibt Richtung
Auch eine kurze Tagesordnung macht einen großen Unterschied. Sie sagt den Teilnehmern, worum es in der Besprechung geht, sodass sie sich vorbereiten können, und sie hilft der Besprechungsleitung, den Fokus zu halten. Bei jedem Punkt ist es nützlich zu wissen, ob er zur Information, zur Diskussion oder zur Entscheidung ansteht.
- 01Worüber sollen wir sprechen, und warum?
- 02Wer muss teilnehmen — und gibt es jemanden, der nicht muss?
- 03Wie viel Zeit setzen wir für jeden Punkt an?
- 04Was muss geklärt sein, wenn wir hier auseinandergehen?
Rollen, die dem Meeting helfen
Eine Moderatorin hält den roten Faden und sorgt dafür, dass alle zu Wort kommen. Eine Protokollführerin notiert die wichtigsten Beschlüsse und Absprachen. Es müssen nicht jedes Mal dieselben zwei sein — die Rollen reihum zu vergeben, gibt mehr Menschen Verantwortung für die Besprechungskultur.
Wenn die Besprechung zu Ende ist
Ein kurzes Protokoll mit Entscheidungen und Vereinbarungen — wer, was, wann — sorgt dafür, dass die Besprechung Wirkung entfaltet. Es muss nicht lang sein. Das Wichtigste ist, dass die vereinbarten Handlungen hinterher sichtbar sind, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.
Eine gute Besprechungskultur kommt nicht von allein, aber sie lässt sich mit wenigen Gewohnheiten aufbauen: eine klare Tagesordnung, Respekt vor der Zeit und deutliche Vereinbarungen zum Schluss. Das Ergebnis sind weniger, aber bessere Besprechungen.