Digitale Werkzeuge und Personendaten im Eventfach

Der Werkzeugkasten des Eventkoordinators ist heute genauso digital wie physisch. Tickets werden online verkauft, Zeitpläne in der Cloud geteilt, und Teilnehmerlisten werden zu Daten, die du verantwortungsvoll behandeln musst. Sich in den digitalen Werkzeugen zurechtzufinden — und die dazugehörigen Regeln zu kennen — ist zu einer Kernkompetenz des Fachs geworden.

Die meisten Events ab einer gewissen Größe nutzen ein digitales Ticket- oder Anmeldesystem. Es behält im Blick, wie viele Plätze noch frei sind, nimmt Zahlungen entgegen und versendet Tickets oder Bestätigungen automatisch. Wählst du ein System, lohnt der Blick darauf, ob es sich in den Rest deines Werkzeugkastens integrieren lässt — zum Beispiel Newsletter-System oder Buchhaltungsprogramm — damit du dieselben Angaben nicht mehrfach eingeben musst.

An einem Event sind typischerweise viele Partner beteiligt: Lieferanten, Freiwillige, Kollegen und der Kunde selbst. Digitale Projektsteuerungswerkzeuge, in denen Aufgaben, Termine und Verantwortliche an einem Ort zusammenlaufen, machen es leichter, den Überblick zu behalten, als eine Streuung über E-Mails und Tabellen. Wähle ein Werkzeug, das das ganze Team tatsächlich nutzen will — das beste Werkzeug ist das, das aktuell gehalten wird.

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) bündelt das Wissen über Kunden und frühere Teilnehmer: wer sie waren, woran sie teilgenommen haben und wie du beim nächsten Mal mit ihnen kommunizieren solltest. Das ist eine große Stärke in der Planung — aber genau hier verarbeitest du auch wirklich personenbezogene Daten und fällst damit unter die Datenschutzvorschriften.

• 01Verwende Teilnehmerdaten nur zu dem Zweck, zu dem sie erhoben wurden
• 02Bewahre Daten sicher auf und gib nur denen Zugang, die ihn brauchen
• 03Daten löschen oder anonymisieren, wenn sie nicht mehr erforderlich sind
• 04Hol die Einwilligung ein, bevor du Werbung an frühere Teilnehmer schickst
• 05Habt ihr einen Dienstleister, der Daten in eurem Auftrag verarbeitet (z. B. das Ticketsystem), braucht ihr einen Auftragsverarbeitungsvertrag

Die konkreten Systeme, die du als Eventkoordinator nutzt, wechseln, sobald neue Lösungen hinzukommen. Aber die Prinzipien guter Datenverarbeitung — nur das Nötige, nur zum Zweck und sicher aufbewahrt — ändern sich nicht. Hast du die Prinzipien im Griff, bist du bereit, mit jedem System zu arbeiten, für das sich dein nächster Arbeitsplatz entscheidet.