Marketing und Kommunikation von Veranstaltungen
Von Zielgruppe und Kanalwahl bis zu Pressearbeit und Wirkungsmessung
Einleitung
Ein gut geplantes Event, von dem niemand weiß, dass es existiert, verkauft keine Tickets und zieht keine Gäste an. Marketing und Kommunikation sind deshalb genauso Teil der Arbeit des Eventkoordinators wie Budget und Ablaufplan — und sie müssen parallel zu den übrigen Vorbereitungen geplant werden, nicht als nachträglicher Einfall.
Kenne deine Zielgruppe, bevor du den Kanal wählst
Die erste Frage lautet, für wen das Event ist. Eine Firmenkonferenz, ein Musikfestival und ein lokales Stadtfest haben sehr unterschiedliche Zielgruppen und nutzen unterschiedliche Kanäle. Nutze das, was du über frühere Teilnehmer, die Wünsche des Kunden und die Art des Events weißt, um die Zielgruppe zu beschreiben, bevor du entscheidest, ob der Schwerpunkt bei sozialen Medien, Newslettern, lokalen Medien oder bei Partnern und Kooperationspartnern liegen soll.
Baue einen Inhaltsplan über den gesamten Verlauf auf
- 01Vor dem Event: Teaser, Programm, Mitwirkende und praktische Informationen — erzeuge Vorfreude
- 02Während des Events: Updates in Echtzeit, Bilder und Stimmung, die denen, die nicht kommen konnten, Lust machen, beim nächsten Mal dabei zu sein
- 03Nach dem Event: Zusammenfassung, Dank an Teilnehmer und Partner sowie Material, das sich für das Marketing im nächsten Jahr nutzen lässt
Pressearbeit und Kooperationspartner
Lokale und fachspezifische Medien interessieren sich oft für Veranstaltungen, die in ihrem Gebiet oder ihrer Branche stattfinden — aber sie brauchen eine gute Geschichte, nicht nur ein Datum und einen Ort. Eine kurze Pressemitteilung mit dem Wichtigsten zuerst, ein paar guten Zitaten und einem Bild in guter Qualität macht es einem Journalisten deutlich leichter, über die Veranstaltung zu schreiben. Eine Zusammenarbeit mit Influencern oder lokalen Botschaftern kann die Reichweite erweitern, muss aber klar vereinbart werden, damit beide Seiten wissen, was erwartet wird.
Das messen, worauf es ankommt
Marketing ohne Messung ist Ratespiel. Verfolge, woher Tickets und Anmeldungen tatsächlich kommen, welche Beiträge Engagement erzeugen und ob sich der Traffic auf der Website in Käufe umsetzt. Das gibt dir eine bessere Grundlage, wenn du das nächste Mal ein Marketingbudget auf Kanäle verteilen sollst.
Das Marketing einer Veranstaltung ist letztlich Geschichtenerzählen mit einer Deadline. Je früher diese Geschichte gemeinsam mit dem Rest der Veranstaltung geplant wird, desto stärker steht sie da, wenn die Tickets verkauft werden sollen.