Vorschriften, Gesetzgebung und Zertifikate in der Eventbranche

Das Eventfach erfordert keine persönliche Zulassung, wie sie zum Beispiel ein Elektriker braucht. Aber sobald du viele Menschen an einem Ort versammelst, tritt eine ganze Reihe von Vorschriften in Kraft, und ein großer Teil deiner Arbeit besteht darin, sie im Griff zu haben. Hier bekommst du einen Überblick darüber, was typischerweise relevant ist und wo die Verantwortung oft beim Veranstalter oder beim Unternehmen liegt — nicht unbedingt bei dir als Einzelperson.

Viele Veranstaltungen erfordern Genehmigungen, bevor sie überhaupt durchgeführt werden können. Das kann eine Genehmigung sein, eine öffentliche Fläche zu nutzen, für Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern, für Musik und Lärm oder für temporäre Konstruktionen wie Bühnen und Zelte. Oft müssen Polizei, Kommune und Rettungsdienst rechtzeitig einbezogen werden. Eine deiner wichtigsten Aufgaben als Eventkoordinator ist es, zu wissen, welche Genehmigungen beantragt werden müssen und wann.

Wenn du ein Publikum versammelst, trägst du die Verantwortung dafür, dass es sicher hineinkommt, sich aufhalten und wieder hinauskommen kann. Es geht um Fluchtwege, die maximale Personenzahl, den Brandschutz und Pläne dafür, was ihr tut, wenn etwas schiefgeht. Die Gefahrenabwehrbehörden stellen Anforderungen an größere Veranstaltungen, und du arbeitest mit Platzverteilungsplänen und Sicherheitsplänen als festem Teil der Vorbereitung.

Werden bei deiner Veranstaltung Speisen und Getränke serviert, gelten die lebensmittelrechtlichen Regeln zu Hygiene, Lagerung und Temperaturen. Sollen Alkoholika verkauft oder ausgeschenkt werden, erfordert das normalerweise eine Konzession oder Genehmigung. In der Ausbildung lernst du die Grundprinzipien, doch in der Praxis arbeitest du oft mit Lieferanten und Unterlieferanten zusammen, die ihre eigenen Zulassungen haben.

Wenn du Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Tickets und Newsletter bearbeitest, verarbeitest du personenbezogene Daten, und das fällt unter die Datenschutzregeln. Du darfst die Daten nur für das nutzen, wofür sie erhoben wurden, musst sie sicher aufbewahren und darfst sie nicht unberechtigt weitergeben. Verschickst du Werbung, gelten außerdem Regeln zur Einwilligung, die du kennen musst.

• 01Beantrage die nötigen Genehmigungen rechtzeitig bei Kommune, Polizei und Rettungsdienst
• 02Kenne die Fluchtwege, die maximale Teilnehmerzahl und den Brandschutz
• 03Halte dich beim Servieren an die Lebensmittel- und Alkoholvorschriften
• 04Behandle Teilnehmerangaben vertraulich und nur zweckgebunden

Ein Event beruht auf einer langen Reihe von Vereinbarungen — mit Lieferanten, Künstlern, Raumvermietern und dem Kunden selbst. Klare Verträge lesen und schließen zu können, ist eine Kernkompetenz des Berufs, denn hier werden Verantwortung, Bezahlung und Absagebedingungen festgelegt. Viele Veranstaltungen erfordern außerdem eine Versicherung, die einspringt, wenn etwas schiefgeht. In der Ausbildung arbeitest du sowohl mit Verträgen als auch mit den rechtlichen Rahmenbedingungen von Events.

Vorschriften und Anforderungen ändern sich, und sie hängen von Größe, Ort und Inhalt der Veranstaltung ab. Nutze deshalb immer die offiziellen Behörden, deinen Arbeitsplatz und deine Schule als Quellen, statt davon auszugehen, dass es üblicherweise auf eine bestimmte Weise ist.