Sicherheitsplan und Notfallvorsorge bei Großveranstaltungen
So bekommst du das Ja von Polizei, Feuerwehr und Gefahrenabwehr für eine große Veranstaltung
Einleitung
Willst du ein Festival, ein großes Open-Air-Konzert oder eine andere Veranstaltung durchführen, bei der viele Menschen an einem Ort zusammenkommen, reicht es nicht, Bühne und Programm im Griff zu haben. Die Polizei muss die Durchführung genehmigen, und bei den größten Veranstaltungen erfordert das einen richtigen Sicherheitsplan, den mehrere Behörden genehmigen müssen, bevor du die Tore öffnen darfst.
Wann die Polizei einzuschalten ist
Grundsätzlich erfordert es eine Genehmigung der Polizei, ein Festival, ein Open-Air-Konzert oder eine andere Freiluftveranstaltung durchzuführen, bei der viele Menschen zusammenkommen. Das gilt unabhängig davon, ob sie auf einem öffentlichen Platz, in einem Park oder auf einem privaten Feld stattfindet, sofern die Öffentlichkeit Zugang hat. Die Polizei beurteilt unter anderem den Ort selbst, die Zufahrtswege, die Parkverhältnisse und die sanitären Verhältnisse, bevor sie den Standort genehmigt.
Der Sicherheitsplan — die eigene Verantwortung des Veranstalters, schriftlich
Bei größeren Veranstaltungen — großen Konzerten, Festivals und großen Sportevents — kann die Polizei verlangen, dass du eine Risikobewertung und einen Sicherheitsplan erstellst. Der Sicherheitsplan ist deine eigene Dokumentation der Sicherheitsmaßnahmen der Veranstaltung, und er wird von Polizei und anderen Rettungsbehörden genutzt, um zu beurteilen, ob die Veranstaltung verantwortbar durchgeführt werden kann. Die dänische Reichspolizei (Rigspolitiet) hat eine Anleitung dazu veröffentlicht, wie ein Sicherheitsplan für größere Musikveranstaltungen im Freien aufgebaut wird, und sie ist ein guter Ausgangspunkt, wenn du deinen ersten schreiben sollst.
- 01Wie viele Gäste und welche Altersgruppe die Veranstaltung anspricht
- 02Zugangs- und Fluchtwege sowie Absperrungen
- 03Besetzung mit Wachpersonal, Ersthelfern und Informationspersonal
- 04Verfahren bei Brand, Evakuierung, Krankheit und schlechtem Wetter
- 05Kontaktangaben der Verantwortlichen und der zuständigen Behörden
Wer den Plan genehmigen muss
Ein Sicherheitsplan wird normalerweise von mehreren Stellen gemeinsam genehmigt: der Polizei, der örtlichen Brandschutzbehörde und dem präklinischen Rettungsdienst der Region (also Rettungswesen und Rettungsdienst). Darüber hinaus musst du als Veranstalter die Kommune unterrichten. Je größer und komplexer die Veranstaltung ist, desto mehr dieser Stellen musst du einrechnen, mit denen du im Dialog stehst, lange bevor der erste Gast eintrifft.
| Veranstaltungstyp | Bewerbungsfrist | Wer typischerweise beteiligt ist |
|---|---|---|
| Kleinere Freiluftveranstaltung ohne Sicherheitsplan | Ca. 30 Tage vorher | Die Polizei |
| Große Veranstaltung mit Pflicht zu einem Sicherheitsplan | Ca. 3 Monate vorher oder nach Absprache | Polizei, Brandschutzbehörde, präklinischer Rettungsdienst, Kommune |
So nutzt du es in der Praxis
Als Eventkoordinator schreibst du selten allein den ganzen Sicherheitsplan — aber oft bist du derjenige, der die Informationen von Sicherheitsdienst, Technikern und örtlichen Behörden zusammenträgt, die Fristen im Blick behält und dafür sorgt, dass der Plan aktualisiert wird, wenn sich am Programm etwas ändert. Je früher du die Anforderungen der Behörden in deinen Zeitplan aufnimmst, desto geringer ist das Risiko, eine Woche vor Türöffnung mit einem Sicherheitsplan dazustehen, der neu gemacht werden muss.
“Ein Sicherheitsplan ist die eigene Dokumentation des Veranstalters über die Sicherheitsmaßnahmen gegenüber der Polizei und den übrigen Rettungs- und Katastrophenschutzbehörden.”
— Die Anleitung der dänischen Reichspolizei (Rigspolitiet) zur Erstellung eines Sicherheitsplans für größere Musikveranstaltungen im Freien