Verhandlung mit Lieferanten — Einkaufstaktik und Verträge
So bereitest du eine Verhandlung vor und vermeidest Fallstricke im Vertrag
Einleitung
Als Einkaufsassistent verbringst du einen großen Teil deiner Zeit damit, mit Lieferanten zu verhandeln — über Preis, Mengen, Lieferzeit und Bedingungen. Eine Verhandlung, in die du unvorbereitet gehst, endet fast immer teurer, als sie hätte enden müssen.
Vorbereitung ist die halbe Miete
Bevor du dich an den Tisch setzt, musst du deinen eigenen Bedarf im Detail kennen: welche Menge, welche Qualität, welche Lieferzeit und welches Budget. Erkunde zugleich den Markt — was kosten vergleichbare Waren bei anderen Lieferanten, und was ist in der Branche eine übliche Lieferzeit? Je mehr du vorher weißt, desto schwerer fällt es der Gegenseite, dich zu überraschen.
- 01Kenne dein eigenes Ziel und deine Schmerzgrenze bei Preis, Menge und Lieferzeit
- 02Prüfe alternative Lieferanten, damit du eine echte Vergleichsgrundlage hast
- 03Kläre intern, wer das Mandat hat, die endgültige Vereinbarung zu genehmigen
- 04Bereite deine wichtigsten Argumente und die Fragen vor, die du erwartest
Kenne deine Alternative, bevor du verhandelst
Ein zentraler Teil jeder Verhandlung ist zu wissen, was du tust, wenn ihr euch nicht einigt — deine beste Alternative zu einer Vereinbarung. Hast du eine solide Alternative, verhandelst du aus einer Position der Stärke, weil du nicht gezwungen bist, um jeden Preis Ja zu sagen. Hast du keine Alternative, solltest du überlegen, ob du überhaupt schon bereit bist zu verhandeln.
Während der Verhandlung selbst
Höre mindestens genauso viel zu, wie du redest, und gib deine Schmerzgrenze nicht zu früh preis. Frage nach, warum der Lieferant so kalkuliert, wie er es tut — manchmal ist Spielraum bei etwas anderem als dem Preis selbst, zum Beispiel bei Zahlungsziel, Mengenrabatt oder Lieferbedingungen, wenn der Lieferant beim Betrag nicht mehr nachgeben kann.
Was gehört in den Vertrag
- 01Preis, Menge und eventuelle Mengenrabatte
- 02Lieferbedingungen, gern mit einer konkreten Incoterms-Klausel und benanntem Ort
- 03Zahlungsbedingungen und Zahlungsfrist
- 04Vorschriften für Reklamation und Mängel der Lieferung
- 05Kündigungsfrist und was bei Vertragsverletzung geschieht
Eine mündliche Absprache ist nur so gut wie das Gedächtnis der beiden Parteien. Bring die zentralen Punkte immer zu Papier, auch wenn ihr seit Jahren mit demselben Lieferanten handelt — es sind genau die Absprachen, die niemand aufgeschrieben hat, die Streit auslösen, wenn eines Tages etwas schiefgeht.