Konferenz- und Eventkoordination
Wenn die Rezeption zum Dreh- und Angelpunkt für Tagungen und Events wird
Einleitung
In vielen Hotels und Unternehmen wächst die Rolle der Rezeption mit der Koordination von Besprechungen, Konferenzen und Events zusammen. Mancherorts gibt es einen eigenen Konferenzkoordinator, aber in kleineren Unternehmen ist es oft die Rezeption, die diese Aufgabe neben dem täglichen Gästeservice löst.
Von der Anfrage zur bestätigten Buchung
Eine Konferenzanfrage beginnt typischerweise mit einer Anfrage zu Teilnehmerzahl, Datum und Zweck. Du musst den Bedarf mit den richtigen Räumen zusammenbringen, herausfinden, welche Verpflegung passt, und dem Kunden ein klares und zutreffendes Angebot machen.
- 01Kläre Teilnehmerzahl, Datum, Dauer und Budget
- 02Bringe den Bedarf mit dem richtigen Tagungsraum und der richtigen Bestuhlung zusammen (Kino, Hufeisen, U-Form)
- 03Vereinbart die Verpflegung — Kaffee, Mittagessen, Abendessen
- 04Technik bestätigen — Beamer, Ton, WLAN, Mikrofon
Bis zum Tag
In den Tagen vor einer Veranstaltung stimmst du dich mit Küche, Reinigung und technischem Personal ab, damit alles bereit ist. Gute Kommunikation über die Abteilungen hinweg ist entscheidend — du bist derjenige, der den Gesamtüberblick hat, auch wenn andere Teile der Aufgabe lösen.
| Phase | Die Aufgabe der Rezeption |
|---|---|
| Anfrage | Bedarf klären und ein Angebot abgeben |
| Bestätigung | Eine schriftliche Bestätigung mit allen Einzelheiten senden |
| Vorbereitung | Raum, Verpflegung und Technik mit den Abteilungen koordinieren |
| Durchführung | Willkommen heißen, akute Probleme lösen, den Zeitplan halten |
| Nachverfolgung | Rechnung und ggf. Auswertung senden, Kundenzufriedenheit nachverfolgen |
Während der Veranstaltung selbst
Wenn die Gäste ankommen, ist es oft die Rezeption, die sie begrüßt und zum richtigen Raum führt. Du musst kurzfristige Änderungen bewältigen können — ein vergessenes Kabel, eine verspätete teilnehmende Person oder den Wunsch nach zusätzlichem Kaffee — ohne dass es zulasten des übrigen Hausbetriebs geht.
“Bei einer gelungenen Tagung geht es genauso sehr um das, was die Gäste nicht bemerken, wie um das, was sie bemerken.”