Forhandling med leverandører — indkøbstaktik og kontrakter

Som indkøbsassistent bruger du en stor del af din tid på at forhandle med leverandører — om pris, mængder, leveringstid og betingelser. En forhandling, du går uforberedt ind til, ender næsten altid dyrere, end den behøvede at være.

§Forberedelse er halvdelen af sejren

Inden du sætter dig til bords, skal du kende dit eget behov i detaljer: hvilken mængde, hvilken kvalitet, hvilken leveringstid og hvilket budget. Undersøg samtidig markedet — hvad koster tilsvarende varer hos andre leverandører, og hvad er normal leveringstid i branchen. Jo mere du ved på forhånd, jo sværere er det for modparten at overraske dig.

• 01Kend dit eget mål og din smertegrænse på pris, mængde og leveringstid
• 02Undersøg alternative leverandører, så du har et reelt sammenligningsgrundlag
• 03Afklar internt, hvem der har mandat til at godkende den endelige aftale
• 04Forbered dine vigtigste argumenter og de spørgsmål, du forventer at få

§Kend dit alternativ, før du forhandler

En central del af enhver forhandling er at vide, hvad du gør, hvis I ikke bliver enige — dit bedste alternativ til en aftale. Har du et solidt alternativ, forhandler du fra en position af styrke, fordi du ikke er tvunget til at sige ja for enhver pris. Har du intet alternativ, bør du overveje, om du overhovedet er klar til at forhandle endnu.

§Under selve forhandlingen

Lyt mindst lige så meget, som du taler, og undgå at afsløre din smertegrænse for tidligt. Spørg ind til, hvorfor leverandøren prissætter, som han gør — nogle gange er der plads til at forhandle på andet end selve prisen, for eksempel betalingsfrist, mængderabat eller leveringsvilkår, hvis leverandøren ikke kan give mere på kronerne.

§Hvad skal med i kontrakten

• 01Pris, mængde og eventuelle mængderabatter
• 02Leveringsbetingelser, gerne med en konkret Incoterms-klausul og navngivet sted
• 03Betalingsbetingelser og betalingsfrist
• 04Regler for reklamation og mangler ved leverancen
• 05Opsigelsesvarsel og hvad der sker ved misligholdelse

En mundtlig aftale er kun så god som de to parters hukommelse. Få altid de centrale punkter ned på skrift, også selvom I har handlet med den samme leverandør i årevis — det er netop de aftaler, ingen har skrevet ned, der skaber uenighed, den dag noget går galt.