Arkivering efter arkivloven i den offentlige forvaltning
Bevaring, kassation og journalisering
Arbejder du i en kommune, region eller statslig myndighed, gælder der en særlig lov for, hvordan sager og dokumenter skal håndteres over tid: arkivloven. Loven gælder kun for den offentlige forvaltning, og den sætter nogle helt konkrete grænser for, hvad en medarbejder må gøre med gamle sager — grænser, som er strengere, end mange forestiller sig.
§Du må ikke bare slette
Den vigtigste regel at kende er, at offentlige myndigheder ikke må kassere — altså destruere — deres arkivalier uden tilladelse fra Rigsarkivet. Det gælder, uanset om det er en fysisk mappe eller en digital sag. En medarbejder kan ikke på egen hånd beslutte, at en gammel sag fylder for meget og derfor kan slettes. Myndigheden skal vurdere, om materialet stadig har retlig eller administrativ brug, og selv den vurdering skal ske inden for de kassationsbestemmelser, Rigsarkivet har godkendt.
§Journalisering er noget andet end arkivering
Det er værd at kende forskellen på to begreber, der ofte forveksles. Journalisering handler om at registrere og organisere sager, mens de er aktive — det er handlingsorienteret og giver overblik i den løbende sagsbehandling. Arkivering handler derimod om at bevare materialet for eftertiden, så det faktiske forløb i forvaltningen kan dokumenteres, også mange år senere. En sag, der er journaliseret korrekt fra start, er langt lettere at arkivere korrekt til sidst.
| Begreb | Formål | Hvornår |
|---|---|---|
| Journalisering | Overblik i den aktive sagsbehandling | Mens sagen er i gang |
| Arkivering | Dokumentation af forvaltningens historie | Når sagen er afsluttet |
| Kassation | Destruktion af materiale uden fortsat værdi | Kun efter tilladelse fra Rigsarkivet |
§Rigsarkivets rolle
Rigsarkivet fastsætter de detaljerede regler for bevaring og kassation og fører tilsyn med, at myndighederne følger dem. Vurderer en myndighed, at et materiale kan destrueres, skal det ske på betryggende vis — for eksempel makuleret forsvarligt, hvis det indeholder personoplysninger — og altid inden for de rammer, en godkendt kassationsbestemmelse sætter.
- 01Arkivloven gælder kun offentlig forvaltning
- 02Kassation kræver tilladelse fra Rigsarkivet
- 03Journalisering ≠ arkivering — de tjener forskellige formål
- 04Destruktion af persondata skal ske sikkert og forsvarligt
Som kontorelev i offentlig administration er den vigtigste lære, at systematik ikke kun handler om at kunne finde en sag i dag — det handler om, at forvaltningens historie kan dokumenteres og efterprøves i mange år fremover.
“Det offentlige arkiv er samfundets hukommelse — og den hukommelse bygges op af den journalisering, du laver hver eneste dag.”