Sagsbehandling & dokumenter
Journalisér og arkivér en sag korrekt
Så dokumenter kan genfindes og bevares rigtigt
God journalisering betyder, at enhver kan finde de rigtige dokumenter på en sag – også om flere år. Sådan holder du styr på en sag fra oprettelse til arkivering.
- 01
Opret sagen entydigt
Giv sagen et sagsnummer og en sigende titel. En sag pr. emne eller borger gør det nemt at holde adskilt, hvad der hører sammen.
- 02
Journalisér ind- og udgående dokumenter
Registrér hvert dokument med dato, afsender/modtager og et kort indhold. Både breve, mails og notater journaliseres, så sagen er fuldstændig.
- 03
Navngiv efter fast systematik
Brug den samme navnestruktur hver gang, fx dato og dokumenttype. Ensartet navngivning gør sagen søgbar for alle – ikke kun for dig.
- 04
Styr adgangen til fortrolige oplysninger
Personfølsomme og fortrolige dokumenter må kun ses af dem, der har brug for det. Sæt rettighederne rigtigt, før sagen deles.
- 05
Følg opbevarings- og kassationsregler
Hold styr på hvor længe sagen skal bevares, og hvad der må kasseres. I det offentlige styres det af arkivloven og kassationsregler.
- 06
Afslut og arkivér
Når sagen er afsluttet, markeres den som lukket og overføres til arkiv efter organisationens rutine, så den ikke ligger og roder i de aktive sager.
Journalisér med det samme – et dokument, der ikke er journaliseret, findes reelt ikke på sagen.
Bygget på uddannelsens artikel «Arkivering efter arkivloven i den offentlige forvaltning» + god faglig praksis