Agenda og tjekliste for konferencekoordinering
Fra forespørgsel til afsluttet arrangement
Brug denne skabelon som tjekliste, når du planlægger et møde eller en konference, så intet bliver glemt undervejs.
§Ved forespørgslen
- 01Antal deltagere og dato/varighed
- 02Formål med mødet (internt møde, kursus, konference)
- 03Ønsket lokaleopstilling (biograf, hestesko, u-form, cafeteria)
- 04Budget og eventuelle særlige ønsker
§Ved bekræftelsen
- 01Send skriftlig bekræftelse med dato, tid, lokale og pris
- 02Bekræft forplejning — kaffe, frokost, middag, særlige diæter
- 03Bekræft teknisk udstyr — projektor, lyd, mikrofon, wifi
- 04Aftal fast kontaktperson hos kunden og hos jer
§I ugen op til
| Ansvarlig | Opgave |
|---|---|
| Reception/koordinator | Bekræfte deltagerantal og sidste ændringer |
| Køkken | Klargøre forplejning efter den bekræftede liste |
| Rengøring | Klargøre lokalet efter aftalt opstilling |
| Teknisk personale | Teste projektor, lyd og internetforbindelse |
§På dagen
- 01Byd deltagerne velkommen og guid til lokalet
- 02Hold øje med tidsplanen og forplejningens timing
- 03Vær klar til at løse akutte problemer (teknik, ekstra stole, ændringer)
§Efter arrangementet
- 01Send faktura med korrekt antal deltagere og forbrug
- 02Følg op med kunden — spørg til tilfredshed og eventuelle forbedringer
- 03Noter erfaringer til brug ved næste lignende arrangement