Bogen for projektlederen
— der skal vide hvem der er hvor, og hvad der brænder
Sagerne, opgaverne og sjakket — i den rækkefølge du spørger.
Sagerne, ikke mapperne
Kender du det at du bruger formiddagen på at ringe dig til et svar du burde kunne se? «Hvor langt er I?» «Er den mangel lukket?» «Hvem er på pladsen i morgen?» Hver enkelt opringning er rimelig. Tilsammen er de din formiddag.
Her står firmaet som én flade: sagerne med stadie og kunde, opgaverne med frist og prioritet, og folkene med navn og rolle. Du behøver ikke spørge nogen for at finde ud af hvad der venter.
Det du kan her
Opret en ny sag med kunde fra kartoteket og et sagsnummer der allerede står klar. Se hvad der er forsinket, hvad der falder denne uge, og hvad der ligger helt uden dato. Godkend det der er meldt færdigt, og send det tilbage hvis det ikke er det.
Og skriv til en på sjakket uden først at lede efter nummeret — der står «Skriv» ved siden af hvert navn.
Firmaet i ét blik
Kender du det at du ikke ved hvad du skal tage fat på først? Der er sket noget i alle sager siden i går, og der findes ikke et sted der siger hvad der faktisk venter på dig.
Firma-oversigten starter med «Venter på dig» — køerne der ligger og venter på din afgørelse. Under den står nøgletal for aktive sager, åbne opgaver, dagens timer og ulæste.
Og en kasse ved siden af viser to tal der aldrig lægges sammen: frister der brænder, og frister vi ikke kender.
Firmaets sager
Kender du det at sagerne bor i et regneark ingen opdaterer? Kolonnen «status» er fra i marts, undersagerne står som løse linjer, og ingen kan se hvem der må åbne hvad.
Her ligger sagerne som en liste med fag, stadie, kunde og sted — og undersager rykket ind under deres hovedsag.
Skal der en ny til, står feltet øverst med kunde fra kartoteket og næste sagsnummer allerede udfyldt. Sager du ikke er på, er mærket «Ikke på sjakket» i stedet for bare at forsvinde.
Hvad brænder
Kender du det at «vi er lidt bagud» er alt hvad nogen kan sige? Ingen ved hvor meget, eller hvad der bliver ramt af det. Så bliver det en fornemmelse i stedet for en plan.
Tidsplanen svarer med tre tal øverst: forsinket, denne uge, åbne i alt. Under dem løber tre uger som en bjælke med et i dag-mærke og én prik pr. opgave.
Og der er en spand der hedder «uden dato» — de opgaver der ellers ville forsvinde, fordi ingen turde sætte en dag på dem.
Opgaver og mangler
Kender du det at en mangel bliver meldt færdig i en sms, og du opdager tre uger senere at den ikke var det? Der er ingen kø, ingen kvittering, og ingen der kan se hvad du har godkendt.
Her ligger det færdigmeldte øverst og venter på din godkendelse. Resten står i én kasse pr. sag, med prioritet, tildelte og forfaldsdato.
Chipsene Kritisk, Høj+ og Forfaldne skærer listen ned — og de rører med vilje ikke den færdigmeldte kø, så den ikke kan filtreres væk.
Hele sjakket
Kender du det at du skal bruge en kollegas nummer, og det ligger i en anden telefon? Eller at du ikke kan huske om han har det certifikat, sagen kræver? Så ringer du til en tredje for at spørge.
Medarbejder-siden viser alle i firmaet med avatar, navn og rolle — ejeren står som «Ejer».
«Skriv» åbner en besked med det samme, og «Profil» viser hvad personen kan. På en skole er eleverne holdt udenfor; her står personalet.
Dine egne sager
Kender du det at du har sager i to firmaer og en enkelt for en bekendt? De ligger hvert sit sted, og den private har hverken nummer eller mappe.
Projekter samler dine sager på tværs: fanerne udledes af de fag du faktisk har sager i, ikke af en fast liste.
En ny oprettes med navn, fag, hvem den er for, kunde, adresse og et sagsnummer der allerede er forudfyldt med næste nummer i din egen serie.
