Das Buch für den Projektleiter
— der wissen muss, wer wo ist und was brennt
Die Aufträge, die Aufgaben und die Kolonne — in der Reihenfolge, in der du fragst.
Die Aufträge, nicht die Ordner
Kennst du das, den Vormittag damit zu verbringen, dir eine Antwort zusammenzutelefonieren, die du sehen können solltest? „Wie weit seid ihr?“ „Ist der Mangel erledigt?“ „Wer ist morgen auf der Baustelle?“ Jeder einzelne Anruf ist berechtigt. Zusammen sind sie dein Vormittag.
Hier steht die Firma als eine Fläche: die Aufträge mit Stadium und Kunde, die Aufgaben mit Frist und Priorität und die Leute mit Name und Rolle. Du musst niemanden fragen, um herauszufinden, was ansteht.
Was du hier kannst
Leg einen neuen Auftrag an mit Kunde aus der Kartei und einer bereits bereitstehenden Auftragsnummer. Sieh, was überfällig ist, was diese Woche fällig wird und was ganz ohne Datum liegt. Genehmige, was fertiggemeldet ist, und schick es zurück, wenn es das nicht ist.
Und schreib jemandem aus der Mannschaft, ohne erst die Nummer zu suchen — neben jedem Namen steht „Schreiben“.
Die Firma auf einen Blick
Kennst du das, nicht zu wissen, was du zuerst anpacken sollst? In jedem Auftrag ist seit gestern etwas passiert, und es gibt keinen Ort, der sagt, was wirklich auf dich wartet.
Die Firmenübersicht beginnt mit „Wartet auf dich“ — die Warteschlangen, die auf deine Entscheidung warten. Darunter stehen Kennzahlen für aktive Aufträge, offene Aufgaben, Stunden des Tages und Ungelesenes.
Und ein Kasten daneben zeigt zwei Zahlen, die nie addiert werden: Fristen, die brennen, und Fristen, die wir nicht kennen.
Aufträge des Unternehmens
Kennst du das, wenn die Aufträge in einer Tabelle wohnen, die niemand pflegt? Die Spalte „Status“ ist vom März, Unteraufträge stehen als lose Zeilen, und niemand sieht, wer was öffnen darf.
Hier stehen die Aufträge als Liste mit Fach, Stadium, Kunde und Ort — und Unteraufträge eingerückt unter ihrem Hauptauftrag.
Brauchst du einen neuen, steht das Feld oben mit Kunde aus der Kartei und bereits ausgefüllter nächster Auftragsnummer. Aufträge, auf denen du nicht bist, sind als „Nicht in der Mannschaft“ markiert, statt einfach zu verschwinden.
Was brennt
Kennst du das, wenn „wir sind ein bisschen hinterher“ alles ist, was jemand sagen kann? Niemand weiß, wie viel, oder was davon betroffen ist. So wird es ein Gefühl statt eines Plans.
Der Zeitplan antwortet mit drei Zahlen oben: überfällig, diese Woche, offen insgesamt. Darunter laufen drei Wochen als Balken mit einer Heute-Markierung und einem Punkt pro Aufgabe.
Und es gibt einen Eimer namens „ohne Datum“ — die Aufgaben, die sonst verschwinden würden, weil sich niemand traute, ihnen einen Tag zu geben.
Aufgaben und Mängel
Kennst du das, wenn ein Mangel per SMS als erledigt gemeldet wird und du drei Wochen später merkst, dass er es nicht war? Es gibt keine Warteschlange, keine Quittung, und niemand sieht, was du genehmigt hast.
Hier steht das Fertiggemeldete oben und wartet auf deine Genehmigung. Der Rest liegt in einem Kasten pro Auftrag, mit Priorität, Zugewiesenen und Fälligkeitsdatum.
Die Chips Kritisch, Hoch+ und Überfällig kürzen die Liste — und sie lassen die Fertigmeldungs-Warteschlange bewusst unberührt, damit sie nicht weggefiltert werden kann.
Die ganze Mannschaft
Kennst du das, wenn du die Nummer eines Kollegen brauchst und sie in einem anderen Handy liegt? Oder wenn du nicht weißt, ob er das Zertifikat hat, das der Auftrag verlangt? Also rufst du einen Dritten an, um zu fragen.
Die Mitarbeiterseite zeigt alle in der Firma mit Avatar, Name und Rolle — der Inhaber steht als „Inhaber“.
„Schreiben“ öffnet sofort eine Nachricht, und „Profil“ zeigt, was die Person kann. An einer Schule bleiben die Schüler außen vor; hier steht das Personal.
Deine eigenen Aufträge
Kennst du das: Aufträge in zwei Firmen und einer für einen Bekannten? Sie liegen an verschiedenen Orten, und der private hat weder Nummer noch Ordner.
Projekte bündelt deine Aufträge übergreifend: Die Reiter ergeben sich aus den Fächern, in denen du wirklich Aufträge hast, nicht aus einer festen Liste.
Ein neuer wird angelegt mit Name, Fach, für wen er ist, Kunde, Adresse und einer Auftragsnummer, die bereits mit der nächsten Nummer deiner eigenen Serie vorbelegt ist.
