Digitale værktøjer og persondata i eventfaget

Eventkoordinatorens værktøjskasse er i dag lige så digital som fysisk. Billetter sælges online, tidsplaner deles i skyen, og deltagerlister bliver til data, du skal behandle ansvarligt. At kunne navigere i de digitale værktøjer — og kende de regler, der følger med — er blevet en kernekompetence i faget.

§Billet- og tilmeldingssystemer

De fleste events af en vis størrelse bruger et digitalt billet- eller tilmeldingssystem. Det holder styr på, hvor mange pladser der er tilbage, tager betaling, og sender billetter eller bekræftelser automatisk. Vælger du system, er det værd at kigge på, om det kan integrere med resten af din værktøjskasse — for eksempel nyhedsbrevssystem eller regnskabsprogram — så du undgår at skulle taste de samme oplysninger ind flere steder.

§Projektstyring og samarbejde

Et event involverer typisk mange samarbejdspartnere: leverandører, frivillige, kolleger og kunden selv. Digitale projektstyringsværktøjer, hvor opgaver, deadlines og ansvarlige samles ét sted, gør det lettere at holde overblik end en spredning af mails og regneark. Vælg et værktøj, hele holdet rent faktisk vil bruge — det bedste værktøj er det, der bliver holdt opdateret.

§CRM og data om deltagere og kunder

Et CRM-system (customer relationship management) samler viden om kunder og tidligere deltagere: hvem har de været, hvad har de deltaget i, og hvordan skal du kommunikere med dem næste gang. Det er en stor styrke i planlægningen — men det er også her, du for alvor kommer til at behandle personoplysninger, og dermed er omfattet af databeskyttelsesreglerne.

§Grundlæggende regler for persondata

• 01Brug kun deltageroplysninger til det formål, de er indsamlet til
• 02Opbevar data sikkert, og giv kun adgang til dem, der har brug for det
• 03Slet eller anonymisér oplysninger, når de ikke længere er nødvendige
• 04Indhent samtykke, før du sender markedsføring til tidligere deltagere
• 05Har I en leverandør, der behandler data på jeres vegne (fx billetsystemet), skal I have en databehandleraftale

§Værktøjer skifter — principperne holder

De konkrete systemer, du bruger som eventkoordinator, skifter i takt med, at nye løsninger kommer til. Men principperne bag god databehandling — kun det nødvendige, kun til formålet, og sikkert opbevaret — ændrer sig ikke. Har du styr på principperne, er du klar til at arbejde med, hvilket system end din næste arbejdsplads vælger.