Sikkerhedsplan og beredskab ved store arrangementer
Sådan får du politiets, brandvæsenets og beredskabets ja til et stort event
Skal du afvikle en festival, en stor udendørs koncert eller et andet arrangement, hvor mange mennesker samles samme sted, er det ikke nok at have styr på scene og program. Politiet skal give tilladelse til selve afholdelsen, og for de største arrangementer kræver det en egentlig sikkerhedsplan, som flere myndigheder skal godkende, før du må åbne portene.
§Hvornår skal politiet involveres
Som udgangspunkt kræver det politiets tilladelse at afholde en festival, en udendørs koncert eller et andet friluftsarrangement, hvor der samles mange mennesker. Det gælder, uanset om det foregår på en offentlig plads, i en park eller på en privat mark, hvis offentligheden har adgang. Politiet vurderer blandt andet selve stedet, adgangsveje, parkeringsforhold og sanitære forhold, før de godkender lokationen.
§Sikkerhedsplanen — arrangørens eget ansvar på skrift
For de større arrangementer — store koncerter, festivaler og store sportsevents — kan politiet kræve, at du udarbejder en risikovurdering og en sikkerhedsplan. Sikkerhedsplanen er din egen dokumentation af, hvilke sikkerhedsforanstaltninger arrangementet har, og den bruges af politi og andre beredskabsmyndigheder til at vurdere, om arrangementet kan gennemføres forsvarligt. Rigspolitiet har udgivet en vejledning til, hvordan en sikkerhedsplan for større udendørs musikarrangementer bygges op, og den er et godt sted at starte, når du skal skrive din første.
- 01Hvor mange gæster og hvilken aldersgruppe arrangementet henvender sig til
- 02Adgangs- og flugtveje samt afspærringer
- 03Bemanding med vagter, førstehjælp og informationspersonale
- 04Procedurer ved brand, evakuering, sygdom og dårligt vejr
- 05Kontaktoplysninger på ansvarlige og relevante myndigheder
§Hvem skal godkende planen
En sikkerhedsplan bliver normalt godkendt af flere parter i fællesskab: politiet, den lokale brandmyndighed og regionens præhospitale beredskab (det vil sige redningsberedskab og ambulancetjeneste). Derudover skal du som arrangør underrette kommunen. Jo større og mere komplekst arrangementet er, jo flere af disse parter skal du regne med at have dialog med, længe før den første gæst ankommer.
| Arrangementstype | Ansøgningsfrist | Hvem er typisk involveret |
|---|---|---|
| Mindre friluftsarrangement uden sikkerhedsplan | Ca. 30 dage før | Politiet |
| Stort arrangement med krav om sikkerhedsplan | Ca. 3 måneder før, eller efter aftale | Politi, brandmyndighed, præhospitalt beredskab, kommune |
§Sådan bruger du det i praksis
Som eventkoordinator er det sjældent dig alene, der skriver hele sikkerhedsplanen — men det er ofte dig, der samler informationerne fra vagtfirma, teknikere og lokale myndigheder, holder styr på deadlines og sikrer, at planen bliver opdateret, hvis noget ændrer sig i programmet. Jo tidligere du får myndighedernes krav ind i din tidsplan, jo mindre risiko for at stå med en sikkerhedsplan, der skal laves om, en uge før dørene åbner.
“En sikkerhedsplan er arrangørens egen dokumentation af sikkerhedsforanstaltningerne over for politiet og de øvrige beredskabsmyndigheder.”
— Rigspolitiets vejledning om udarbejdelse af sikkerhedsplan for større udendørs musikarrangementer