Przetwarzający daneumowa.

PRZETWARZAJĄCY DANE (os):

• Camsilo (v/ Casper Madsen)
• Adres: Ørstedvej 15, 6560 Sommersted
• CVR: 45925145
• Kontakt (e-mail): kontakt@camsilo.dk

ADMINISTRATOR DANYCH (jer):

• Nazwa organizacji: [udfyldes af den dataansvarlige]
• CVR: [udfyldes af den dataansvarlige]
• Adres: [udfyldes af den dataansvarlige]
• Osoba kontaktowa do ochrony danych: [udfyldes af den dataansvarlige]
• Inspektor ochrony danych (jeśli go macie): [udfyldes af den dataansvarlige]

Ta umowa o przetwarzaniu danych zawiera się między klientem (szkołą, przedsiębiorstwem lub inną organizacją, która tworzy konto i zaprasza użytkowników) jako ADMINISTRATOR DANYCH i Discebo jako PROCESOR DANYCH.

Umowa jest integralną częścią umowy głównej dotyczącej korzystania z Discebo (abonamentu). W przypadku rozbieżności między tą umową a umową główną ta umowa ma pierwszeństwo w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych. Umowa obowiązuje tak długo, jak klient ma aktywne konto, i wygasa wraz z umową główną — jednak punkt 8 dotyczący usunięcia pozostaje w mocy do czasu ukończenia usunięcia.

Tekst duński jest obowiązującą wersją. Tłumaczenia są pomocą dla czytelnika i nie zmieniają zawartości umowy.

GENSTAND: Discebo stiller en lærings- og arbejdsplatform til rådighed. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker udelukkende som led i at levere den funktionalitet, kunden har valgt: undervisning og bedømmelse, timeregistrering, vagt- og fraværsstyring, kørsel og udlæg, løn- og bogføringsudtræk, kundekartotek, sager og lokationer, dokumenter, formularer, signering, beskeder og notifikationer.

CHARAKTER: zbieranie, rejestracja, organizacja, przechowywanie, zmiana, wyszukiwanie, wyświetlanie, kompilacja w raporty i wyciągi, przekazanie do podprocesorów danych wymienione w Załączniku B oraz usunięcie i anonimizacja.

CEL: jedynie dostarczanie platformy zgodnie z instrukcją klienta. Administrator danych NIGDY nie przetwarza danych osobowych klienta do własnych celów — ani do trenowania modeli, ani do marketingu, ani do profilowania, ani do opracowywania nowych produktów na danych klienta.

CZAS TRWANIA: leczenie trwa do momentu zakończenia głównej umowy, a następnie usunięcie lub zwrot zgodnie z punktem 8 zostaje ukończony.

Kategorie osób dotkniętych: uczniowie i kursanci; nauczyciele i doradcy; pracownicy, praktykancie i pracownicy zarabiający stawkę godzinową w przedsiębiorstwie na platformie; kierownicy i administratorzy; własni klienci i kontakty firmy (którzy często nigdy nie używali samej platformy); odbiorcy zapytań i linków portalu klienta.

Rodzaje danych osobowych — zwykłe informacje (art. 6): imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres, region, rola, powiązanie ze szkołą, klasa, grupa, zespół lub firma, data zatrudnienia i numer pracownika, zdjęcie profilu, krótki opis, wykształcenie i doświadczenie, kwalifikacje i certyfikaty z datą ważności, status szukania pracy, odpowiedzi na quizy i testy oraz oceny i opinię, aktywny czas nauki, zarejestrowane godziny pracy i zmiany, przejechane kilometry i trasy, wydatki z towarzyszącymi zdjęciami paragonów, nieobecność z rodzajem i okresem, podstawa wynagrodzenia i streszczenia wynagrodzeń, oferty, faktury i noty kredytowe, sprawy i zadania ze zdjęciami i notatkami, pliki dysku, wypełnienia formularzy, podpisy ze znacznikiem czasu, adres IP i informacje urządzenia w celu bezpieczeństwa operacyjnego, wiadomości i posty oraz powiadomienia.

Rodzaje informacji osobistych — kategorie specjalne (art. 9): platforma zawiera strukturalne pole dla typu nieobecności «choroba», które jest zawarte w wyciągu wynagrodzenia. Informacja o nieobecności zdrowotnej osoby jest informacją zdrowotną. Przetwarzanie ma miejsce na instrukcję klienta jako część obowiązków pracowniczych klienta i opiera się dla klienta na art. 9, ust. 2, lit. b, zob. ustawę o ochronie danych § 12. Klient jest odpowiedzialny za posiadanie niezbędnej podstawy; procesor danych przetwarza informacje wyłącznie na instrukcje. Pola tekstowe (takie jak notatka o ubraniu roboczym lub wiadomość) mogą również praktycznie zawierać informacje zdrowotne, choć to nie było zamiarem.

Wyroki skazujące i naruszenia prawa (art. 10) nie są rozpatrywane, a platforma nie ma pól do tego.

Przetwarzający dane może przetwarzać dane osobowe wyłącznie na podstawie udokumentowanego polecenia od administratora danych. Polecenie klienta składa się z: niniejszej umowy z załącznikami, umowy głównej i wyborów dokonanych przez klienta w ustawieniach samej platformy (w tym które moduły są włączone, jakie uprawnienia mają poszczególne role i czy można używać funkcji AI).

Procesor danych niezwłocznie powiadamia administratora danych, jeśli instrukcja stanowiąca zdaniem procesora danych narusza rozporządzenie o ochronie danych, prawo ochrony danych lub inne obowiązujące prawo ochrony danych.

Administrator danych nie przesyła danych osobowych do trzeciego kraju lub organizacji międzynarodowej bez udokumentowanej instrukcji, chyba że prawo unijne lub prawo duńskie tego wymaga. Przesyłki, które klient instruuje w tym zakresie, są całkowicie opisane w Załączniku B.

Administrator przetwarzania danych zapewnia, że tylko osoby, które aktualnie mają potrzebę dostępu, aby móc spełnić umowę, uzyskują dostęp do danych osobowych — i tylko do informacji, które ich zadanie wymaga. Dostęp jest usuwany, gdy tylko jest on niepotrzebny.

Osoby te są zobowiązane do poufności. Zobowiązanie do poufności trwa również po zakończeniu zatrudnienia lub współpracy. Przetwarzający dane może na żądanie udokumentować, kto ma lub miał taki dostęp.

Każdy dostęp administracyjny do danych klienta — w tym gdy pracownik wsparcia widzi platformę jako użytkownik, aby móc pomóc — jest rejestrowany z podaniem kto, kiedy i dlaczego. Dziennik może być udostępniony odpowiadającemu za ochronę danych.

Procesor danych wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne biorąc pod uwagę ryzyko dla osób, których dane dotyczą. Środki wdrożone w momencie zawarcia umowy są opisane w Załączniku C. Środki mogą być zmieniane, ale nigdy na niższy poziom ochrony bez wcześniejszego pisemnego powiadomienia kontrolera danych.

Administrator danych jest osobiście odpowiedzialny za wybory dokonane w ustawieniach uprawnień platformy: które role mogą widzieć co, kto może zatwierdzić, i kto uzyskuje dostęp administratora. Przetwarzający dane udostępnia mechanizm i domyślnie zamyka nową funkcję dla ról, które nie otrzymały wyraźnie dostępu.

Przetwarzający dane wspiera administratora danych w respektowaniu praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 12-23: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenośność danych i prawo do sprzeciwu. Platforma zawiera samoobsługę dostępu i usunięcia, a przetwarzający dane udzieli również wsparcia ręcznego w ciągu 10 dni roboczych, jeśli wniosek nie może być spełniony za pośrednictwem samoobsługi.

Wgląd udzielany jest we własne informacje osoby wnioskującej. Gdy informacja koniecznie zawiera stronę trzecią — na przykład, że inny użytkownik zablokował daną osobę — przekazuje się jedynie własne informacje osoby wnioskującej, por. art. 15, ust. 4, mówiący, że prawo do wglądu nie może naruszać praw innych osób.

Administrator danych ponadto wspomaga odpowiedzialnego za dane w przestrzeganiu art. 32–36: bezpieczeństwo, zgłoszenie naruszenia, powiadomienie osób dotkniętych, analizy skutków i konsultacje poprzedzające — w zakresie, w jakim informacje są dostępne wyłącznie u administratora danych.

Jeśli osoba, której to dotyczy, skieruje swoją prośbę bezpośrednio do przetwarzającego dane, przetwarzający dane przekazuje ją osobie odpowiedzialnej za dane bez nieuzasadnionego opóźnienia i nie odpowiada na nią sam w imieniu osoby odpowiedzialnej za dane.

Po zakończeniu umowy administrator danych decyduje, czy dane osobowe mają być USUNIĘTE lub ZWRÓCONE. W przypadku wyboru zwrotu odbywa się to w powszechnie stosowanym, czytelnym maszynowo formacie. Jeśli administrator danych nie dokona wyboru, przetwarzający dane usunięcie informacji po upływie 30 dni od zakończenia, po wcześniejszym pisemnym wezwaniu.

Usunięcie obejmuje również istniejące kopie zapasowe, ponieważ wygasają zgodnie z normalnym harmonogramem przechowywania. Przetwarzający dane potwierdza pisemnie, gdy usunięcie jest ukończone.

WYJĄTEK — przechowywanie wymagane ustawowo: gdy prawo UE lub prawo duńskie wymaga dalszego przechowywania, przechowywane jest tylko to, co niezbędne, tylko przez czas, jaki jest wymagany, i tylko do tego celu. Dotyczy to zwłaszcza materiałów rachunkowych, w tym faktur i notatek kredytowych, które zgodnie z ustawą o rachunkowości muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, którego dotyczy materiał.

Zwróć uwagę na stosunek między usunięciem OSOBY a danymi FIRMY: jeśli pojedynczy użytkownik usunie swoje osobiste konto, dane biznesowe firmy nie zostaną usunięte wraz z nim, ponieważ firma jest administratorem danych dla nich. Jeśli mają być usunięte, dzieje się to po tej umowie — nie poprzez usunięcie konta przez użytkownika.

Administrator danych niniejszym daje ogólne zatwierdzenie na wykorzystanie przez przetwarzającego dane podprzetwarzaczy wymienionych w Załączniku B. Zatwierdzenie dotyczy tylko wymienionych i tylko na wymienione cele.

Procesor danych nakłada na każdego podprocesora danych te same zobowiązania w zakresie ochrony danych, co w tej umowie, poprzez pisemną umowę i pozostaje w pełni odpowiedzialny wobec administratora danych za spełnienie obowiązków przez podprocesora.

Jeśli przetwarzający dane planuje dodanie lub zastąpienie podprzeciwnika, powiadamia administratora danych na piśmie co najmniej 30 dni przed wejściem zmiany w życie. Administrator danych może w ciągu 14 dni od powiadomienia wnieść uzasadniony sprzeciw. Jeśli strony nie mogą znaleźć rozwiązania, administrator danych może rozwiązać umowę z datą wejścia w życie zmiany, z proporcjonalnym zwrotem opłat z góry wpłaconych za subskrypcję.

Administrator danych może w każdym momencie uzyskać aktualną listę. Załącznik B poniżej JEST tą listą: jest generowany z tego samego źródła w kodzie, które pokazuje polityka prywatności platformy, dokładnie aby nie mogło powstać dwie listy mówiące coś innego.

Administrator danych dąży do przetwarzania danych osobowych w UE/EOG. Gdy pododpowiedzialny administrator przetwarza dane poza UE/EOG, jest to wyraźnie podane w Załączniku B wraz z konkretną podstawą transferu zgodnie z art. 44-49 dla tego konkretnego pododpowiedzialnego administratora.

Załącznik B określa dla każdego, czy podstawą są standardowe postanowienia dotyczące umów Komisji UE (SCC), certyfikacja w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, czy decyzja o odpowiednim poziomie ochrony. Podstawa jest weryfikowana u samego dostawcy, a źródło podane jest z datą. Jeśli podstawa NIE mogła być potwierdzona, podawana jest jako brakujący element, a nie domniemanie.

Szczególnie o funkcjach AI: wysyłają one dane tylko wtedy, gdy użytkownik sam aktywuje funkcję, i nie są zaangażowane w żadne automatyczne przetwarzanie w tle. Jeśli administrator danych w ogóle nie chce transmisji do danego kraju trzeciego, funkcje AI mogą zostać wyłączone dla organizacji, po czym żadne dane nie będą tam wysyłane.

Przetwarzający dane powiadamia administratora danych bez niepotrzebnej zwłoki i nie później niż 48 godzin po wykryciu naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, zgodnie z art. 33, ust. 2. Termin jest krótszy niż własny termin 72 godzin administratora wobec Inspektora Ochrony Danych, dzięki czemu administrator ma rzeczywisty czas na zgłoszenie.

Powiadomienie zawiera, w zakresie, w jakim informacje są dostępne: charakter naruszenia, które kategorie i ile osób których dane dotyczy, prawdopodobne konsekwencje, podjęte lub proponowane środki, a także punkt kontaktowy. Jeśli informacje nie są dostępne od razu, są udzielane stopniowo bez dalszych niepotrzebnych opóźnień.

Procesor danych nigdy nie zgłasza naruszenia Urzędowi Ochrony Danych w imieniu administratora danych, chyba że jest to wyraźnie umownie uzgodnione na piśmie w konkretnym przypadku, i nie powiadamia również osób poszkodowanych bez umowy.

Administrator danych udostępnia na żądanie informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 i umożliwia oraz przyczynia się do audytu i inspekcji, zob. art. 28, ust. 3, lit. h.

Administrator danych może raz w roku — i poza tym po naruszeniu, które dotyczy administratora — przeprowadzić audyt, osobiście lub przez niezależną trzecią stronę, która nie konkuruje z przetwarzającym, i która podpisze umowę poufności. Audyt jest powiadamiany na piśmie co najmniej 30 dni wcześniej, przeprowadzany w normalnym czasie pracy i nie może niepotrzebnie zakłócać operacje.

Administrator danych pokrywa własne koszty audytu. Udział przetwarzającego jest bezpłatny podczas rocznego audytu i audytu po naruszeniu; poza tym można uzgodnić wynagrodzenie na podstawie użytego czasu.

Administrator danych prowadzi rejestr kategorii obróbki przeprowadzanej w imieniu administratora danych, zgodnie z art. 30, ust. 2, i dostarcza go na żądanie.

Odpowiedzialność stron wynika z artykułu 82 i umowy głównej. Ograniczenia odpowiedzialności w umowie głównej nie mogą ograniczyć praw osoby, której to dotyczy, zgodnie z rozporządzeniem ani odpowiedzialności strony wobec organu nadzoru.

Zmiany w umowie są uzgadniane pisemnie. Jednak operator danych może jednostronnie zmienić Załącznik B zgodnie z procedurą w punkcie 9 i Załącznik C, jeśli zmiana nie obniża poziomu ochrony.

Umowa podlega duńskiemu prawu, a spory rozstrzygane są przez duńskie sądy z siedzibą administratora danych jako pierwszą instancją, chyba że inne zasady są obowiązkowe.