Reklamacja, gwarancja i dokumentacja pracy

Praca techniczna to tylko połowa zadania. Druga połowa to udokumentowanie tego, co zostało znalezione, wykonane i zalecane — dzięki czemu klient, mistrz i Ty sami możecie zaufać temu, co faktycznie się stało, jeśli maszyna wróci z tym samym lub nowym problemem.

Bez dobrej dokumentacji jesteś w słabej pozycji, jeśli klient później twierdzi, że błąd nie został naprawiony lub że inny błąd już istniał w momencie dostarczenia. Dzięki pomiarom, zdjęciom i jasnym opisowi wykonanej pracy ty i warsztat możecie udokumentować rzeczywistą sytuację i co zostało przy niej zrobione.

Gwarancja to obietnica producenta lub sprzedawcy naprawy określonych błędów w określonym terminie, często bez opłat dla klienta. Roszczenie jest natomiast skontaktowaniem się klienta, że coś jest wadliwe - niezależnie od tego, czy istnieje okres gwarancji. Prawo do reklamacji zgodnie z przepisami prawa kupna obowiązuje zasadniczo przez do dwa lata od zakupu, podczas gdy gwarancja może być krótsza lub dłuższa i ma swoje własne warunki. Jako mechanik twoim zadaniem jest udokumentowanie błędu obiektywnie, aby firma mogła ocenić, czy sprawa należy do gwarancji, reklamacji czy jest płatną naprawą.

• 01Zanotuj objawy, pomiary i kody błędów zanim cokolwiek dotkniesz.
• 02Zrób zdjęcia stwierdzonego defektu, najlepiej przed i po naprawie.
• 03Pisz obiektywnie: opisz co zaobserwowałeś, nie tylko swoją konkluzję.
• 04Zapisz wymienione części, jeśli gwarancja wymaga ich zwrotu do producenta.

Karta pracy powinna zawierać oryginalny opis błędu klienta własnymi słowami, co sam zaobserwowałeś podczas badania, jakie części i czynności były zaangażowane w naprawę i jak potwierdziłeś, że błąd został naprawiony. Pisz w języku, który zarówno kolega jak i klient mogą zrozumieć - unikaj skrótów, które mają znaczenie tylko dla Ciebie.

Jeśli maszyna powraca z tym samym lub powiązanym symptomem, to Twoja wcześniejsza dokumentacja determinuje, jak szybko sprawa może być wyjaśniona. Porównaj nowe ustalenia z tym, co zostało zanotowane ostatnio — czy to ta sama przyczyna, nowy błąd, czy następcze szkoda czego innego? Dokładny dziennik robi tę ocenę znacznie szybszą i bardziej sprawiedliwą dla klienta.

Dobra dokumentacja to nie biurokracja dla samej biurokracji. To część rzemiosła — równie ważna jak prawidłowe dokręcenie śruby — ponieważ chroni wszystkie strony i sprawia, że przyszłe rozwiązywanie problemów jest szybsze i bardziej dokładne.