Narzędzia cyfrowe i dane osobowe w branży imprezowej
Systemy biletów, zarządzanie projektami i przepisy ochrony danych, które powinieneś znać
Wstęp
Zestaw narzędzi koordynatora imprez jest dzisiaj równie cyfrowy co fizyczny. Bilety są sprzedawane online, harmonogramy są udostępniane w chmurze, a listy uczestników stają się danymi, które musisz przetwarzać odpowiedzialnie. Umiejętność poruszania się po narzędziach cyfrowych — i znajomość zasad, które je towarzyszą — stała się podstawową kompetencją w zawodzie.
Systemy biletów i rejestracji
Większość imprez o pewnej wielkości korzysta z cyfrowego systemu biletów lub rejestracji. Śledzi, ile pozostało miejsc, pobiera płatności i automatycznie wysyła bilety lub potwierdzenia. Wybierając system, warto sprawdzić, czy może się integrować z resztą twojego zestawu narzędzi — na przykład system biuletynu lub program księgowy — aby uniknąć konieczności wpisania tych samych informacji w kilka miejsc.
Zarządzanie projektem i współpraca
Event zwykle wymaga współpracy wielu partnerów: dostawców, wolontariuszy, kolegów i samego klienta. Cyfrowe narzędzia do zarządzania projektami, gdzie zadania, terminy i osoby odpowiedzialne są zebrane w jednym miejscu, ułatwiają utrzymanie przeglądu lepiej niż rozproszenie e-maili i arkuszy kalkulacyjnych. Wybierz narzędzie, które cały zespół będzie faktycznie używać – najlepsze narzędzie to to, które jest aktualizowane.
CRM i dane o uczestnikach i klientach
System CRM (Customer Relationship Management) zbiera wiedzę o klientach i wcześniejszych uczestnikach: kim byli, w czym uczestniczyli i jak powinieneś się z nimi komunikować następnym razem. To wielka siła w planowaniu — ale to także tutaj, że naprawdę zaczynaś przetwarzać dane osobowe, a zatem jesteś objęty przepisami dotyczącymi ochrony danych.
Podstawowe zasady ochrony danych osobowych
- 01Używaj tylko informacji uczestnika do tego celu, do którego zostały zebrane
- 02Bezpiecznie przechowuj dane i udzielaj dostępu tylko tym, którzy go potrzebują
- 03Usuń lub anonymizuj informacje, gdy nie są już potrzebne
- 04Uzyskaj zgodę przed wysłaniem materiałów marketingowych do byłych uczestników
- 05Jeśli macie dostawcę, który przetwarza dane w Waszym imieniu (np. system biletów), musicie mieć umowę przetwarzania danych
Narzędzia się zmieniają — zasady się trzymają
Konkretne systemy, które używasz jako koordynator imprezy, zmieniają się w miarę nadejścia nowych rozwiązań. Ale zasady stojące za dobrą obróbką danych — tylko niezbędne, tylko na użytek i bezpiecznie przechowywane — się nie zmieniają. Jeśli masz jasne zasady, jesteś gotów pracować z którymkolwiek systemem wybranym przez twoją następną pracę.