Obsługa plików i kopia zapasowa na planie — rola IT i reguła 3-2-1

Dzień zdjęciowy, który przebiegł dobrze, może skończyć się katastrofą, jeśli materiał zniknie, zanim dotrze do pokoju montażu. To jest tło dla tego, że większe produkcje mają dedykowaną rolę — DIT, Digital Imaging Technician — której jedynym zadaniem jest kopiowanie, kontrolowanie i organizowanie nagranego materiału, podczas gdy reszta zespołu kontynuuje nagrywanie.

DIT pracuje równolegle z nagrywaniem, nie po. Tak szybko jak karta pamięci jest pełna, DIT przejmuje: karta jest kopiowana, kopia jest sprawdzana, i tylko wtedy karta jest zwalniana do sformatowania i ponownego użycia. W mniejszych produkcjach nie zawsze stać na dedykowanego DIT, ale zadanie nie znika z tego powodu — zamiast tego trafia do fotografa, montażysty lub kierownika produkcji, i musi być wciąż rozwiązane systematycznie.

• 013 kopie materiału razem (łącznie oryginał)
• 022 różne typy mediów — np. wewnętrzny dysk i zewnętrzny dysk twardy, a nie dwa identyczne dyski z tej samej partii
• 031 kopia przechowywana w innym miejscu niż pozostałe (poza siedzibą), aby pożar, kradzież lub powódź nie dotkniały wszystkich kopii na raz.

Kopia zapasowa to nie coś, co można wymyślić później — musi być stałą częścią planowania produkcji, już przed pierwszym dniem nagrywania. Oznacza to, że w harmonogramie musi być zarezerwowany czas do kopiowania między nagraniami, że zakupiono lub wynajęto wystarczającą ilość miejsca na dysku na całą oczekiwaną ilość danych produkcji, i że jest jasne, kto odpowiada, jeśli IT lub osoba odpowiedzialna jest chora lub nieobecna pewnego dnia. Produkcja, która dopiero odkrywa, że brakuje miejsca na dysku w środku dnia nagrywania, traci cenny czas, podczas gdy problem jest rozwiązywany w nagłym wypadku.

Plik, który wygląda na prawidłowo skopiowany, może w rzadkich przypadkach zostać po cichu uszkodzony w drodze, bez że ktoś zauważy to, zanim plik będzie potrzebny. Rozwiązaniem jest suma kontrolna — matematyczny odcisk palca zawartości pliku obliczony przed i po kopiowaniu. Jeśli dwa odciski palców są identyczne, kopia jest udowodniono byte-for-byte wierną reprodukcją oryginału, a nie tylko plikiem, który wygląda jak właściwy.

W produkcji z wieloma dniami nagrywania i wieloma ujęciami, konsekwentna struktura folderów nie jest kwestią estetyki, ale możliwości znalezienia i odtworzenia sekwencji tego, co było nagrywane i kiedy. Nazewnictwo po dacie, produkcji i numerze ujęcia umożliwia śledzenie klipu z powrotem do dokładnego ujęcia i dnia, z którego pochodzi — coś, co staje się niezbędne, gdy coś trzeba odnaleźć lub odtworzyć po błędzie.

Jeśli karta zostanie utracona lub odkryje się uszkodzony plik, kluczowe jest zgłoszenie tego natychmiast — nie ukrywanie się w nadziei, że rozwiąże się samo. Im szybciej reszta zespołu dowiaduje się, że brakuje sceny lub jest uszkodzona, tym większa szansa, że będzie można ją ponownie nagrać, podczas gdy lokalizacja, aktorzy i sprzęt są wciąż dostępne. Technik, który odkrywa i przyznaje się do błędu natychmiast, często ratuje produkcję; technik, który milczy i mamy nadzieję, rzadko robi coś więcej niż pogorszenie stanu.

Praca backup nie zatrzymuje się, gdy gotowy program jest dostarczony. Oryginalne materiały surowe powinny być archiwizowane przez okres po dostarczeniu, zarówno dlatego, że kanał lub klient może poprosić o ponowne wyemitowanie w innym formacie, i dlatego, że części materiału mogą okazać się przydatne w późniejszej produkcji. Produkcja, która usuwa cały materiał, gdy tylko dostawa jest zatwierdzona, oszczędza miejsce dzisiaj — ale jednocześnie usuwa możliwość łatwego naprawiania błędu, skargi lub wady technicznej, która zostaje odkryta dopiero po dostarczeniu.