Negocjacje z dostawcami — taktyka zakupów i umowy
Tak przygotowujesz negocjacje i unikasz pułapek w kontrakcie
Wstęp
Jako asystent zakupów spędzasz dużo czasu na negocjacjach z dostawcami — o cenie, ilościach, czasie dostawy i warunkach. Negocjacja, na którą wchodzisz nieprzygotowany, prawie zawsze kończy się droższa niż musiała.
Przygotowanie jest połową zwycięstwa
Zanim usiądziesz do rozmowy, powinieneś znać swoje potrzeby szczegółowo: jaka ilość, jaka jakość, jaki czas dostawy i jaki budżet. Jednocześnie zbadaj rynek — ile kosztują porównywalne towary u innych dostawców i jaki jest normalny czas dostawy w branży. Im więcej wiesz z góry, tym trudniej drugiej stronie Cię zaskoczyć.
- 01Znaj swój cel i próg bólu w cenie, ilości i terminie dostawy
- 02Zbadaj alternatywnych dostawców, abyś miał rzeczywistą podstawę do porównania
- 03Wyjaśnij wewnętrznie, kto ma mandat do zatwierdzenia ostatecznej umowy
- 04Przygotuj swoje główne argumenty i pytania, których się spodziewasz
Poznaj swoją alternatywę, zanim będziesz negocjować
Centralną częścią każdej negocjacji jest wiedza o tym, co zrobiłbyś, gdybyśmy się nie zgodzili — twoja najlepsza alternatywa dla umowy. Jeśli masz solidną alternatywę, negocjujesz z pozycji siły, ponieważ nie jesteś zmuszony do powiedzenia tak za każdą cenę. Jeśli nie masz alternatywy, powinieneś rozważyć, czy jesteś w ogóle gotów do negocjacji.
Podczas samych negocjacji
Słuchaj co najmniej tyle, ile mówisz, i unikaj zbyt wcześnie ujawniania swojej granicy bólu. Pytaj dostawcę, dlaczego tak wycenia — czasami jest miejsce do negocjacji czegoś innego niż sama cena, na przykład termin płatności, rabat na ilość lub warunki dostawy, jeśli dostawca nie może dać więcej na złotówkach.
Co powinno być w umowie
- 01Cena, ilość i ewentualny rabat ilościowy
- 02Warunki dostawy, najlepiej z konkretną klauzulą Incoterms i wyznaczoną lokalizacją
- 03Warunki płatności i termin płatności
- 04Zasady zgłaszania reklamacji i braków w dostawie
- 05Zawiadomienie o wypowiedzeniu i co się dzieje w przypadku niewywiązania się
Ustna umowa jest tylko tak dobra, jak pamięć obu stron. Zawsze zapisz główne punkty, nawet jeśli handlujesz z tym samym dostawcą od lat — to właśnie te umowy, które nikt nie zapisał, tworzą niezgodę, gdy coś pójdzie nie tak.