Archiwizacja zgodnie z ustawą o archiwach w administracji publicznej
Przechowywanie, zniszczenie i rejestracja
Wstęp
Jeśli pracujesz w gminie, regionie lub urzędzie państwowym, obowiązuje specjalna ustawa dotycząca sposobu obsługi spraw i dokumentów w czasie: ustawa o archiwach. Ustawa dotyczy tylko publicznej administracji, i ustala jasne granice tego, co pracownik może robić ze starymi sprawami — granice, które są bardziej surowe, niż wielu się spodziewało.
Nie możesz po prostu usunąć
Najważniejszą regułą jest fakt, że organami publiczne nie mogą usuwać — czyli niszczać — swoje archiwa bez zezwolenia Archiwum Państwowego. Dotyczy to zarówno fizycznych teczek, jak i spraw cyfrowych. Pracownik nie może samodzielnie zdecydować, że stara sprawa zajmuje zbyt wiele miejsca i dlatego może być usunięta. Organ publiczny musi ocenić, czy materiał nadal ma znaczenie prawne lub administracyjne, a samą tę ocenę muszą przeprowadzić zgodnie z zasadami utylizacji zatwierdzonymi przez Archiwum Państwowe.
Dziennikowanie to coś innego niż archiwizowanie
Warto znać różnicę między dwoma pojęciami, które często się mylą. Rejestracja sprawy polega na rejestrowaniu i organizowaniu spraw, podczas gdy są aktywne — jest zorientowana na działanie i zapewnia przegląd bieżącego postępowania administracyjnego. Archiwizacja natomiast polega na zachowaniu materiału dla przyszłości, aby faktyczny przebieg administracji mógł być udokumentowany również wiele lat później. Sprawa, która jest prawidłowo zarejestrowana od początku, jest znacznie łatwiejsza do prawidłowego zarchiwizowania na koniec.
| Pojęcie | Cel | Kiedy |
|---|---|---|
| Rejestracja dziennika | Przegląd aktywnego toku sprawy | Podczas gdy sprawa jest w toku |
| Archiwizowanie | Dokumentacja historii administracji | Kiedy sprawa jest zamknięta |
| Kasacja | Zniszczenie materiału bez dalszej wartości | Tylko za zezwoleniem Archiwum Państwowego |
Rola Archiwów Krajowych
Archiwum Krajowe ustala szczegółowe zasady przechowywania i utylizacji oraz nadzoruje, czy organy je przestrzegają. Jeśli organ oceni, że materiał można zniszczyć, musi to nastąpić w bezpieczny sposób — na przykład prawidłowo wyszczerblone, jeśli zawiera dane osobowe — i zawsze w ramach zatwierdzonego postanowienia w sprawie kasacji.
- 01Prawo archiwalne dotyczy tylko administracji publicznej
- 02Kasacja wymaga zezwolenia od Archiwów Państwowych
- 03Dziennikowanie ≠ archiwizacja — służą różnym celom
- 04Zniszczenie danych osobowych musi odbywać się bezpiecznie i odpowiedzialnie
Jako praktykant biurowy w administracji publicznej najważniejsza nauka to że systematyka nie chodzi tylko o znalezienie sprawy dzisiaj — chodzi o to że historię administracji można dokumentować i sprawdzać przez wiele lat w przyszłości.
“Archiwum publiczne to pamięć społeczeństwa — i ta pamięć buduje się z rejestracji, które robisz każdego dnia.”