Prawo o rachunkowości i cyfrowy obowiązek rachunkowości

Jeśli wybierzesz specjalizację finansów lub audytu w szkoleniu biurowym, będziesz blisko jednej z najważniejszych zmian prawnych w tej dziedzinie w ostatnich czasach: nowy kodeks rachunkowy, który wszedł w życie 1 lipca 2022 r. Prawo wprowadza wymagania dotyczące cyfrowej księgowości i cyfrowego przechowywania materiałów rachunkowych — a zasady są wprowadzane stopniowo do 2026 r.

Wymóg rachunkowości cyfrowej nie dotyczy wszystkich przedsiębiorstw od tej samej daty. Od 1. lipca 2024 r. przedsiębiorstwa były objęte, jeśli korzystają z zarejestrowanego systemu rachunkowości cyfrowej i muszą złożyć raport roczny. Od 1. stycznia 2025 r. do przedsiębiorstwa zobowiązane do rachunkowości, które nie korzystają już z zarejestrowanego systemu. I od 1. stycznia 2026 r. obowiązek dotyczy również przedsiębiorstw bez obowiązku raportu rocznego — na przykład jednoosobowych przedsiębiorców i stowarzyszeń — jeśli przychody netto przekroczą 300 000 koron przez dwa lata z rzędu.

Cyfrowy system księgowy musi spełniać szereg wymogów prawa — w tym rejestrację transakcji, przechowywanie dokumentów, bezpieczeństwo IT i automatyzację procesów pracy. Systemy standardowe, których wiele firm używa, muszą być zarejestrowane i zatwierdzone przez Urząd Gospodarki, który kontroluje, czy systemy są zgodne z prawem. Jako praktykant biurowy w specjalizacji ekonomicznej oznacza to, że musisz przyzwyczaić się do konsekwentnej pracy cyfrowej: dokumenty papierowe są skanowane i archiwizowane zamiast gromadzić się w folderze.

Materiały księgowe muszą być przechowywane w bezpieczny sposób przez pięć lat od końca roku rachunkowego, do którego materiał się odnosi. Dotyczy to załączników, zapisów i procedur, które firma używa do księgowania. Termin jest związany z tym, że ewentualne spory, sprawy podatkowe lub dochodzenia zwykle są wznawiane w tym okresie. Dla Ciebie jako stażysty biura, to przypomnienie, że każdy załącznik musi być możliwy do odnalezienia — również kilka lat po jego zaksięgowaniu.

• 01Ustawa o prowadzeniu ksiąg rachunkowych weszła w życie 1 lipca 2022 r.
• 02Rachunkowość cyfrowa jest wdrażana w trzech etapach do 1 stycznia 2026
• 03Cyfrowe systemy księgowe muszą być zatwierdzone przez Urząd Handlu
• 04Materiały księgowe muszą być przechowywane cyfrowo przez pięć lat
• 05Dobra praktyka księgowa wymaga spójności między załącznikami i rejestracją

Chociaż odpowiedzialność prawną za księgowość ma kierownictwo firmy, to praktycznie pracownik administracyjny zapewnia, że dokumenty są rejestrowane prawidłowo i na czas. Naucz się logiki systemu księgowego, pytaj, gdy coś nie jest jasne, i bądź świadomy, że przepisy nadal są wdrażane — to dobry zwyczaj, aby być na bieżąco, gdy zbliżają się nowe terminy.

“Księgowość cyfrowa to nie tylko technologia — chodzi o możliwość udokumentowania każdego grosza, rok po roku.”