Systemy i programy w biurze
Pakiet biurowy, systemy case management i poczta cyfrowa
Wstęp
Prace biurowe są cyfrowe i oczekuje się, że dobrze poznasz swoje narzędzia. Im lepiej je opanowujesz, tym szybciej i bardziej bezbłędnie pracujesz — i tym więcej czasu masz dla ludzi wokół ciebie.
Przetwarzanie tekstu i arkusze kalkulacyjne
Edytor tekstu używasz do listów, sprawozdań i raportów — naucz się używać szablony i typografii, aby Twoje dokumenty wyglądały profesjonalnie i były spójne. Arkusz kalkulacyjny używasz do śledzenia liczb, tworzenia list i prostych obliczeń. Umiejętność napisania formuły i prostego zestawienia oszczędza Ci niesamowite ilości pracy ręcznej.
E-mail i kalendarz
E-mail i kalendarz to twój system nerwowy. Naucz się organizować swoją skrzynkę odbiorczą, aby nie pominąć ważnych wiadomości i aktywnie korzystać z kalendarza, aby zapamiętać terminy i spotkania. Dobrze zorganizowany system czyni cię wiarygodnym.
Systemy spraw
Większość miejsc pracy ma system obsługi spraw, w którym sprawy są tworzone, dokumentowane i zamykane. W sektorze publicznym pracujesz np. w systemach zarządzania sprawami i dokumentacją; w sektorze prywatnym być może system ekonomiczny lub ERP. Poznaj logikę systemu: gdzie tworzy się sprawę, jak się dokumentuje, i jak znaleźć można starą sprawę?
- 01Tworzyć i archiwizować sprawy prawidłowo
- 02Załącz i nazwij dokumenty logicznie
- 03Ustaw terminy i śledź
- 04Szybko znaleźć poprzednie sprawy
Poczta cyfrowa i archiwizacja
Wiele komunikacji odbywa się jako przesyłki cyfrowe, a archiwizacja odbywa się cyfrowo. Musisz znać zasady dotyczące tego, co ma być archiwizowane, jak długo i jak powinno być nazwane, aby można je było znaleźć. Dobre archiwizowanie to nie przechowywanie wszystkiego — to przechowywanie właściwych rzeczy w właściwy sposób.