Książka dla kierownika projektu
— który musi wiedzieć, kto gdzie jest i co się pali
Zlecenia, zadania i brygada — w kolejności, w jakiej pytasz.
Zlecenia, nie foldery
Znasz to, że przedpołudnie schodzi na wydzwanianiu odpowiedzi, którą powinieneś widzieć? „Jak daleko jesteście?” „Czy ta usterka jest zamknięta?” „Kto jest jutro na budowie?” Każdy telefon jest zasadny. Razem to całe twoje przedpołudnie.
Tu firma jest jedną płaszczyzną: zlecenia ze statusem i klientem, zadania z terminem i priorytetem, ludzie z nazwiskiem i rolą. Nie musisz nikogo pytać, żeby wiedzieć, co czeka.
Co możesz tutaj robić
Utwórz nowe zlecenie z klientem z kartoteki i numerem, który już czeka. Zobacz, co jest spóźnione, co wypada w tym tygodniu i co leży zupełnie bez daty. Zatwierdź to, co zgłoszono jako gotowe, i odeślij, jeśli takie nie jest.
I napisz do kogoś z ekipy, nie szukając najpierw numeru — przy każdym nazwisku jest „Napisz”.
Firma na jeden rzut oka
Znasz to, że nie wiesz, za co się najpierw zabrać? W każdym zleceniu coś się wydarzyło od wczoraj, a nie ma miejsca, które mówi, co naprawdę czeka na ciebie.
Przegląd firmy zaczyna się od „Czeka na ciebie” — kolejki czekające na twoją decyzję. Pod nim wskaźniki aktywnych zleceń, otwartych zadań, godzin dnia i nieprzeczytanych.
A obok pole pokazuje dwie liczby, których nigdy się nie sumuje: terminy, które się palą, i terminy, których nie znamy.
Sprawy firmy
Znasz to, że zlecenia mieszkają w arkuszu, którego nikt nie aktualizuje? Kolumna „status” jest z marca, podzlecenia to luźne wiersze, a nikt nie widzi, kto co może otworzyć.
Tu zlecenia są listą z zawodem, statusem, klientem i miejscem — a podzlecenia wcięte pod zleceniem nadrzędnym.
Jeśli potrzebujesz nowego, pole jest na górze z klientem z kartoteki i już wpisanym kolejnym numerem zlecenia. Zlecenia, w których nie jesteś, są oznaczone „Nie w ekipie”, zamiast po prostu znikać.
Co się pali
Znasz to, że „jesteśmy trochę do tyłu” to wszystko, co ktoś potrafi powiedzieć? Nikt nie wie ile ani co to uderzy. I robi się z tego przeczucie zamiast planu.
Harmonogram odpowiada trzema liczbami na górze: spóźnione, ten tydzień, otwarte razem. Pod nimi trzy tygodnie jako pasek ze znacznikiem dziś i jedną kropką na zadanie.
Jest też koszyk „bez daty” — zadania, które inaczej by zniknęły, bo nikt nie odważył się nadać im terminu.
Zadania i usterki
Znasz to, że usterkę zgłasza się jako gotową SMS-em, a trzy tygodnie później okazuje się, że nie była? Nie ma kolejki, nie ma potwierdzenia i nikt nie widzi, co zatwierdziłeś.
Tu zgłoszone jako gotowe jest na górze i czeka na twoje zatwierdzenie. Reszta stoi w jednym polu na zlecenie, z priorytetem, przypisanymi i terminem.
Znaczniki Krytyczne, Wysokie+ i Po terminie zawężają listę — i celowo nie ruszają kolejki zgłoszeń gotowych, żeby nie dało się jej odfiltrować.
Cała ekipa
Znasz to, że potrzebujesz numeru kolegi, a jest w innym telefonie? Albo nie pamiętasz, czy ma certyfikat, którego wymaga zlecenie? Więc dzwonisz do trzeciej osoby, żeby zapytać.
Strona pracowników pokazuje wszystkich w firmie z awatarem, nazwiskiem i rolą — właściciel widnieje jako „Właściciel”.
„Napisz” od razu otwiera wiadomość, a „Profil” pokazuje, co dana osoba potrafi. W szkole uczniowie są poza listą; tu jest personel.
Twoje własne zlecenia
Znasz to, że masz zlecenia w dwóch firmach i jedno dla znajomego? Leżą w różnych miejscach, a to prywatne nie ma ani numeru, ani folderu.
Projekty zbierają twoje zlecenia w jednym miejscu: zakładki wynikają z zawodów, w których naprawdę masz zlecenia, a nie ze stałej listy.
Nowe tworzysz przez nazwę, zawód, dla kogo, klienta, adres i numer zlecenia, już wypełniony kolejnym numerem z twojej serii.
